Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes (UNESCO, 1985, 619 p.)
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close this folderVII - Classement et description
close this folderLes méthodes modernes de classement d'archives aux États-Unis
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View the documentPremier mouvement pour une méthode uniforme de classification
View the documentLa classification a l'essai
View the documentDe la classification au classement
View the documentUne explication

Hormis la promotion de politiques et de pratiques uniformes, les efforts de la Commission des Archives publiques en faveur des archives aux Etats-Unis eurent un succès remarquable. Un des résultats directs de ses activités fut l'adoption d'une législation archivistique de base par de nombreux Etats et, finalement, l'établissement de services d'archives dans près de trente Etats. Cependant, les méthodes adoptées par ces nouveaux services pour l'organisation et la maîtrise de leurs fonds furent souvent l'effet des circonstances plutôt que d'un choix. Dans les Etats où la gestion des archives fut donnée aux bibliothèques de l'État, on adopta d'habitude la classification par matières, tandis que la gestion par des Sociétés historiques des Etats eut souvent pour résultat une organisation archivistique calquée sur celle des archives historiques privées. Le classement des archives par matières selon les principes de bibliothèques ne demande pas d'explication ; en revanche il peut être nécessaire de discuter du traitement des archives sur le mode propre aux archives historiques privées.

Les pratiques les plus largement adaptées de ce type furent celles de la Division des Archives privées de la Bibliothèque du Congrès qui, en 1903, avait été autorisée à trier et à conserver des archives du Gouvernement fédéral. Ces pratiques, comme l'expliquait un manuel publié pour la première fois en 1913, se fondaient sur les principes suivants :

1. ...les papiers officiels versés au bureau des archives par le gouvernement doivent être des papiers désormais dépourvus de valeur administrative et officiellement morts, c'est-à-dire des papiers dont l'usage courant montre qu'ils ne sont plus consultés pour des fins administratives.

2. ...les papiers officiels gérés par l'archiviste lui parviennent ordinairement avec un classement et des répertoires nés des besoins de l'administration et en aucune manière propres à satisfaire aux besoins de la recherche historique.

3. L'expérience, et l'on entend par là non l'expérience du chercheur ou du lecteur d'archives privées, mais celle de l'archiviste, le véritable conservateur des documents, qui est appelé des douzaines de fois par jour àrepérer et à produire des pièces et qui seul appréhende complètement les difficultés de cette tâche, a démontré que le classement strictement chronologique par années, mois et jours est le seul qui donne parfaitement satisfaction.

La Division des Archives privées reconseillait donc que, "en classant une grande quantité de papiers officiels" : la méthode logique d'un classement chronologique, dans les diverses rubriques des services dont ces papiers proviennent, est la meilleure... La précision de cette classification dépendra, naturellement, de la taille de l'ensemble ; ordinairement, on n'a besoin de considérer que les principales divisions des trois pouvoirs (exécutif, législatif et judiciaire).

Elle recommandait en outre que, si le volume des documents n'était pas trop important - "seulement une centaine d'ensembles d'archives privées, ou environ, éviter une classification plus complexe que l'ensemble des archives lui-même et classer les papiers dans l'ordre chronologique, en établissant, si besoin est, la classification administrative sur un fichier.

Il se peut que quelques scientifiques aient compris le caractère et la valeur organiques des archives, mais, pour beaucoup d'archivistes américains, les archives publiques désormais inutiles pour les besoins courants de l'administration n'étaient que des archives privées historiques d'origine officielle. La Bibliothèque du Congrès, dépositaire officiel des archives du Gouvernement national, donna l'exemple, et la logique apparente, la simplicité évidente de sa politique et de ses pratiques valurent à ces dernières d'être largement adoptées par d'autres services d'archives. Ainsi, le directeur du service d'archives d'un Etat déclara, quoiqu'il eût participé au Congrès de Bruxelles en 1910 :

"le but à atteindre dans le classement de toutes les archives de gouvernement est de les classer de telle manière que les documents feront le récit, de façon historique, du progrès et du développement de l'État et de sa population depuis les origines".

Ce but, insistait-il, ne pouvait être atteint "que par une méthode chronologique de classement". Et dans l'État qui avait adopté le plan de classement de 1906, ce plan fut transformé vers 1928 en une "combinaison de systèmes chronologiques et thématiques, complétée d'un classement alphabétique".

La théorie et la pratique archivistiques aux Etats-Unis ne firent ainsi aucun progrès sensible durant les deux décennies qui suivirent le début de la Première Guerre mondiale. Le succès du mouvement pour la constitution distincte d'Archives nationales, qui culmina avec l'adoption du 'National Archives Act' en 1934, ranima toutefois l'intérêt et l'activité dans le domaine des archives. L'établissement des Archives nationales fut suivi d'une autre série d'études, portant cette fois sur les archives du Gouvernement fédéral à, et hors de Washington. Cet 'inventaire' d'archives périmées, mené là où elles se trouvaient, fut d'une importance majeure dans le développement des techniques de description des documents et, parce qu'il s'effonçait d'identifier et de décrire les archives en fonction de leurs services d'origine, il eut aussi de l'importance en réorientant l'attention vers l'appréhension organique de la gestion des archives. Une étude des Archives Historiques, plus large encore, embrassant les archives historiques privées de tout le pays, eut des conséquences semblables, mais l'influence du classement par matières garda de sa force. Dans les inventaires qui résultèrent de cette étude, les services où se trouvaient des 'archives historiques', étaient classés dans un ordre 'logique', et les archives de chaque service étaient rassemblées dans des rudriques-matières générales, avec - à l'occasion - des renvois entre des rubriques-matières semblables relevant de bureaux différents. Ces inventaires étaient, dans l'opinion du directeur national de l'étude, "un simple début en matière de classification thématique".

L'essentiel de l'activité en ce qui concerne la classification se déroula aux Archives nationales, toutes récentes, qui créèrent, en 1935, une Division de la Classification, intégrée à leur organisation interne. Cette Division avait la charge de :

"mener des recherches fondamentales au sujet des méthodes de classification dans des institutions de caractère et de taille comparables, d'analyser et d'interpréter les études qui lui paraîtront susceptibles d'affecter le mode de classification définitif qu'adopteraient les Archives nationales, de déterminer la durée chronologique de tous les départements gouvernementaux, services indépendants et sous-divisions, et celle de leur fonds d'archives, de faire une étude et une analyse complètes des divers plans de classement actuellement utilisés dans les différents services du Gouvernement fédéral, d'organiser ces plans de classement de manière à permettre leur emploi temporaire à des fins de classification générale, de développer un plan de classement logique et global fondé sur les études antérieures, et d'élaborer un système de numérotation permettant d'identifier positivement chaque fonds dans les divers ensembles transférés aux Archives nationales" .

Après une année consacrée à la 'considération générale' des problèmes de classification et à l'étude des systèmes existants, la Division conclut que "puisque les plans mis au point dans un service d'archives ne peuvent pas, àcause de la nature même des choses, s'appliquer à un autre service en raison des différences de fonctions et de méthodes qui se manifestent dans le traitement et la conservation des documents, la tâche des personnes travaillant au classement des archives consiste à continuer de former des plans de classement auxquels les archives peuvent s'adapter". La Division restait néanmoins attachée à l'idéal d'un plan de classement simple et universel pour les Archives nationales, un plan qui "offrirait une articulation logique des papiers qu'il contient" et qui ferait "voir leurs corrélations et le développement organique des services gouvernementaux qui les ont produits".

Eu égard à ces développements, les Archives nationales décidèrent qu'aucun "catalogage détaillé" de leurs "collections" ne serait possible pendant des années. L'organisation du Gouvernement avait simplement été trop souple et trop complexe ; le volume des archives à analyser en fonction de relations organiques était trop important ; il y avait trop d'ensembles d'archives décentralisés, entraînant une grande diversité de systèmes de classification ou d'archivage ; et les documents qui avaient été versés aux Archives nationales étaient trop souvent déstructurés. La Division du Catalogage des Archives nationales se bornerait pendant ce temps à cataloguer les archives au fur et à mesure de leur entrée.

Le premier essai pratique du programme de classification des Archives nationales eut lieu en 1936-37. A cette époque, on avait décidé que le plan de classement "pour l'ensemble des archives de chaque service" consisterait en "un bref historique du service et de ses archives", en une liste des "ensembles documentaires établie conformément à l'organisation ainsi qu'on l'a déterminée", et en "un symbole de classification attribué à chacun de ces ensembles". Conformément à ce plan, la Division de la classification dressa un "plan de classement pour chacune des quarante et quelques divisions du Bureau de Washington de l'United States Food Administration, ce qui entraîna l'étude et le classement de 2.850 ensembles documentaires différents". A chaque ensemble fut attribué un symbole de classification comportant ces trois éléments :

1. un nom ou une séquence de lettres désignant le service concerné,

2. un chiffre indiquant la division fondamentale du service et, si nécessaire, une lettre désignant la section ou sous-section,

3. une combinaison alphanumérique, la lettre désignant le fonds d'archives ou la subdivision du service et le chiffre l'ensemble documentaire au sein de ce fonds.

De l'avis d'un observateur instruit des méthodes européennes, ce système de classification était "tout à fait différent du système français employant rationnellement le même nom". Il était également différent de tout autre système précédemment développé aux Etats-Unis. Dans son essence, il se fondait sur l'application exclusive et rigide de l'appréhension organique de la gestion des archives, au moyen d'un organigramme du service employé pour identifier chaque ensemble d'archives grâce à des symboles complexes. Il convient de noter d'ailleurs que rien dans ce système n'enfreignait le principe de la provenance.

L'établissement des Archives nationales contribua aussi à ranimer la Conférence annuelle des Archivistes, et, en 1936, la Conférence fut élargie et transformée en Association, indépendante, des Archivistes américains (Society of American Archivists). Dans les travaux et les communications lus aux réunions annuelles de la nouvelle Société, le débat sur la classification, longtemps interrompu, reprit entre archivistes, bibliothécaires et conservateurs d'archives privées. D'un bord on trouvait ceux qui considéraient les archives, particulièrement celles d'origine privée, comme des archives historiques privées et qui préconisaient "l'adoption de principes chronologiques et alphabétiques, combinés avec une classification thématique ou géographique", comme la solution la plus "pratique" ; de l'autre, on trouvait les archivistes des Archives nationales qui recommandaient que l'on ne classât pas les archives "par matières, mais par... services et subdivisions de ces services".

Entre les deux partis il y avait encore nombre d'opinions et de pratiques. Tous s'accordaient à reconnaître que la classification d'archives différait de celle des bibliothèques, mais en dehors de ce point il n'y avait guère d'accord.

Le débat sur la classification mit une nouvelle fois en évidence le besoin d'une certaine uniformité dans la terminologie archivistique. Dans les communications publiées, on employait fréquemment, entres autres, les termes suivants reçus comme synonymes : 'congeries', 'groups', 'sets', 'serials', et 'series', ou encore 'archives', 'historical manuscripts', 'records', 'papers', 'files', et 'documents' ; ces articles utilisaient le terme 'classification' pour désigner les systèmes de classement des archives et le cycle d'évolution des documents, ne faisaient souvent aucune distinction entre 'classification' et 'arrangement' et parlaient même de 'classified arrangement'. La Société des Archivistes américains constitua un comité chargé de la terminologie mais celui-ci ne put faire l'unanimité ni sur le vocabulaire néologique qu'il proposait ni sur l'usage commun des termes existants. Ce consensus n'existe toujours pas aux Etats-Unis.

Les débats révélèrent aussi des désaccords fondamentaux à propos de la classification dans les Archives nationales. Dans une discussion serrée portant sur les problèmes de classification, un archiviste conclut que l'objet réel du programme des Archives nationales n'était pas d'appliquer un plan intellectuel à un ensemble d'archives mais plutôt d'attribuer "des noms et des emplacements" aux archives conformément à des "déterminations objectives". Il proposa donc de redéfinir ainsi la classification :

"C'est la détermination objective selon les méthodes appropriées de la recherche juridique et historique (si nécessaire) du service producteur et du service - ou des services - détenteur d'un fonds d'archives, la détermination par le même biais des catégories fonctionnelles représentées dans l'ensemble d'archives et leurs limites objectives (chronologiques, géographiques ou autres)."

D'autres scientifiques des Archives nationales abordèrent le problème du classement d'après ses données européennes. On fit plusieurs études sur les politiques et les pratiques suivies en Europe orientale ou occidentale, et l'une de ces études traitant des "pratiques archivistiques européennes de classement d'archives" fut publiée par les Archives nationales sous forme de circulaire d'information pour le personnel.

Largement fondée sur une analyse des manuels et des articles parus dans les revues professionnelles, cette étude envisageait la théorie et la pratique archivistique en France, en Prusse, aux Pays-Bas, au Danemark, en Suède et en Angleterre ; elle concluait que, "sans l'ombre d'un doute", le "principe plutôt élémentaire du respect des fonds" était "un principe archivistique primordial", mais elle discutait ensuite l'examen critique (qui avait reçu une large publicité) de Carl Gustaf Weibull, concernant certaines des "superstructures théoriques" construites sur ce principe, et les réponses adressées à Weibull par R. Fruin et Georg Winter. L'auteur de l'étude concluait alors que, eu égard aux conditions archivistiques américaines :

"le principe développé par les archivistes prussiens et élaboré par les Hollandais, à savoir que l'ordre originel produit par les bureaux doit être conservé, paraît n'avoir, dans l'ensemble, qu'un intérêt académique : tandis que la plupart des archives produites par les gouvernements européens sont organisées dans les bureaux avant leur versement dans les services d'archives, la plupart des archives du gouvernement fédéral des Etats-Unis se trouvent dans un état de désorganisation... Ainsi manque donc généralement la condition fondamentale qui permette d'appliquer les principes des archivistes allemands et hollandais relatifs à la conservation de l'ordre originel créé par les bureaux".

Après avoir contesté à la fois le besoin et l'opportunité de reconstituer l'ordre originel même dans des fonds particuliers et avoir fait remarquer que "si des archives sont actuellement organisées en unités archivistiques, c'est généralement selon une modification apportée au système décimal de classement thématique de Dewey, qui ne reflète pas clairement l'organisation administrative ou le développement du service qui les a produites", l'auteur concluait pour finir :

"Il n'y a pas de principes archivistiques dont on puisse abuser jusqu'à en faire des fétiches capables d'empêcher des classements rationnels des archives, qui promeuvent les intérêts de la recherche scientifique et administrative. Et puisque l'on ne peut appliquer indistinctement les principes archivistiques européens sans en faire des fétiches, il peut donc être nécessaire qu'on les modifie en fonction des règles de classement résultant de la connaissance des conditions archivistiques américaines... Puisque les conditions archivistiques européennes ont imposé de nombreuses exceptions dans l'application des principes, il est certain qu'aucune adoption rigide de principes abstraits, aux Etats-Unis où la situation des archives est infiniment plus complexe et désorganisée qu'en Europe, ne serait justifiée sans que l'on ait considéré les conditions archivistiques réelles."

De toutes les propositions faites pour satisfaire aux conditions archivistiques américaines, celle dé la classification 'fonctionnelle', opposée àl'organique, s'avère la plus importante. Tout en concédant que l'histoire administrative du service, traduite par une classification organique de ses archives, "pouvait bien être très intéressante", un partisan de l'appréhension fonctionnelle souligna que cet intérêt porté exclusivement àl'organisation faisait perdre de vue "le but fondamental de la classification, qu'il s'agisse de livres ou d'archives, qui consiste à mettre les documents à la disposition des chercheurs" i. "Ce type de classement repose nécessairement sur la simple supposition que le chercheur en sait autant sur l'histoire administrative que l'archiviste effectuant le classement. Naturellement, le fait même que cette histoire soit ordinairement si obscure qu'il faille des mois de recherches précises pour la comprendre indique bien l'erreur d'une telle hypothèse."

L'autre solution qu'il proposait, c'était la classification des archives "selon les divers aspects fonctionnels qu'elles présentent séparément" ; il reconnaissait cependant qu'en pratique "l'appréhension administrative serait des plus commodes pour désigner les fonds". La classification deviendrait alors simplement "un processus consistant à déterminer les fonctions remplies par un service donné, les différentes formes d'archives constituées par ce service, et à classer rationnellement les documents en des ensembles déterminés par le schéma qu'on aura ainsi établi". On recommandait cette appréhension à caractère fonctionnel en la présentant comme bien mieux appropriée au traitement des grandes quantités d'archives complexes et désorganisées que produit le gouvernement national, comme un système permettant de gagner du temps puisqu'il dispensait de recherches très détaillées, et comme un moyen de simplifier l'emploi des symboles qui était devenu de plus en plus compliqué. Faisant écho au refrain des critiques qui visaient le système de classification des Archives nationales, l'auteur de la proposition déclarait que "l'on doit élaborer de nouvelles techniques pour résoudre des problèmes inconnus des théoriciens européens".