Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes (UNESCO, 1985, 619 p.)
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close this folderVII - Classement et description
close this folderLes méthodes modernes de classement d'archives aux États-Unis
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View the documentPremier mouvement pour une méthode uniforme de classification
View the documentLa classification a l'essai
View the documentDe la classification au classement
View the documentUne explication

On avait fait l'essai d'une classification organique, rigide, fondée sur des recherches détaillées en histoire administrative : elle s'était avérée difficile à mettre en œuvre. Dans l'abandon de cette expérience de classification, les considérations théoriques furent néanmoins moins décisives que les besoins administratifs. Dans l'organisation primitive des Archives nationales, la responsabilité de la préparation des différents instruments de recherche était partagée entre cinq sections distinctes : les Divisions des accroissements, de la recherche, de la classification, du catalogage et le Bureau du directeur des publications, et encore entre les services conservant les archives. Après cinq années d'efforts, la Division de la classification avait produit des plans de classification archivistique pour moins d'une demi-douzaine de services, qui étaient pour la plupart des services temporaires de la Première guerre mondiale, et le travail des autres sections n'était pas plus avancé.

En outre, ces sections avaient acquis une large autonomie dans leurs activités. Il fallait non seulement coordonner et superviser leurs travaux dans le domaine des instruments de recherche mais encore utiliser "le savoir fondé sur l'expérience de la Division de la consultation et des autres services pour essayer d'exploiter les archives".

Au début de 1940, un comité d'archivistes se constitua "pour étudier les divers types d'instruments de recherche afin de faciliter la consultation des documents conservés par l'Archiviste". Ce comité d'étude "reçut des rapports des archivistes et tint avec eux de nombreuses réunions, examina les instruments de recherche existants et tint compte des résultats européens" ; il présenta, au début de 1941, ses recommandations à l'Archiviste : elles "fondaient un nouveau programme systématique de préparation des instruments de recherche", et elles furent adressées par l'Archiviste, sous forme d'instructions, aux archivistes des Archives nationales. L'une des Instructions portait simplement que "la préparation des... plans de classification est abandonnée".

En dehors de considérations détaillées sur la manière d'appliquer le nouveau programme, les instructions précisaient qu'on ferait le catalogage non plus en fonction des accroissements mais des fonds. Le terme de 'record group' (fonds) fut ainsi défini : "unité archivistique majeure formée de façon quelque peu arbitraire en tenant bien compte du principe de provenance et de l'avantage qu'il y a de faire des unités de taille et de caractère convenables pour le classement, l'inventorisation et la publication d'instruments de recherche". La totalité des archives conservées par l'Archiviste devait être répartie entre des ensembles définis. Ces derniers seraient analysés, par leurs Divisions respectives, sous la forme d'inven taires 'préliminaires' et, pour finir, d'inventaires 'définitifs' ; et d'autres types d'instruments de recherche seraient à élaborer "en fonction des besoins".

Ce nouveau programme de classement et d'inventorisation - deux termes qui furent souvent joints, depuis lors, dans l'usage américain - était préconisé pour des raisons pratiques : ses avantages administratifs étaient évidents dans le cas de grands organismes ; il se fondait "non sur la seule théorie mais essentiellement sur une expérience considérable et sur la base des opinions, soigneusement examinées, de nombreuses personnes" ; il satisfaisait "le besoin pressant de disposer immédiatement d'instruments de recherche utilisables" tout en procurant "la préparation finale, dans la mesure des circonstances, d'instruments de recherche ayant un caractère bien plus définitif" ; il était souple et portait "une attention suffisante... aux divers aspects qui caractérisent les fonds ou leurs parties". Quoique ce programme eût été expressément "conçu pour les besoins particuliers des Archives nationales", on le considérait comme "très suggestif, au moins, pour d'autres institutions archivistiques".

Les Archives nationales avaient à peine lancé ce nouveau programme que les Etats-Unis entraient dans le deuxième Conflit mondial. Les conditions du temps de guerre pesèrent lourdement sur le personnel et sur le programme ; et les années de l'immédiat après-guerre furent, nécessairement, consacrées aux problèmes posés par la terrible accumulation d'archives qui s'était développée durant la Seconde Guerre mondiale et ses lendemains. Un nouveau Service des Archives nationales, accru, en résulta ; il fut placé sous l'Administrations des Services généraux et il fallut attendre 1950 pour qu'on se remette à entreprendre complètement le programme de classement et d'inventorisation.

A partir de 1950, une série de Staff Information Circulars (dites ensuite 'Staff Information Papers') fut destinée à l'usage interne. Ces documents mettaient, nécessairement, l'accent sur l'application pratique des principes et d'inventorisation aux archives du gouvernement national. A quelques exceptions près toutefois, les principes énoncés étaient de véritables décisions administratives, que l'on a depuis lors modifiées ou remaniées pour les adapter aux circonstances et aux besoins. Les pratiques et les techniques de classement que développèrent alors les Archives nationales reçurent ensuite un fondement théorique et pratique dans le livre de Théodore R. Schellenberg intitulé Modern Archives : Principles and Techniques, mais à certains égards le Dr. Schellenberg a déclassé son manuel par ses travaux postérieurs, et il convient de le compléter par d'autres ouvrages publiés par des fonctionnaires des Archives nationales t. L'essence du concept de classement, c'est sa souplesse et tout porte à croire que le besoin et l'expérience provoqueront de nouvelles modifications, étant donné qu'il s'applique à des archives produites à d'autres échelons administratifs ainsi qu'aux archives privées.

"Le principe fondamental de classement" est toujours le respect des fonds, en ce sens que "tout document sera rapporté à son origine et sera conservé comme un élément d'un groupe ayant la même origine". Pratiquement, il "exige que les archives de différents services et bureaux producteurs soient conservées de façon distincte et qu'elles ne soient jamais confondues". Ce principe fonde le concept de 'record group' mais l'application de ce concept implique aussi que l'on tienne compte du volume et de la complexité des archives concernées. Ces dernières, en effet, déterminent ordinairement le niveau d'organisation dans le service où se trouvent les archives, et c'est cette souplesse qui permet d'adapter le concept de fonds aux documents de tout producteur d'archives.

A l'intérieur du fonds, on applique un second principe : le respect pour l'ordre primitif. Etant donné qu'aux Etats-Unis, les archives ne reçoivent pas, habituellement, un ordre déterminé par un bureau d'enregistrement durant leur période d'emploi courant, le principe du respect de l'ordre primitif ne peut s'appliquer directement qu'aux dossiers qui composent une série. Il est plus facile d'identifier nos séries que de les définir, mais elles se composent essentiellement de "dossiers semblables classés selon un plan cohérent, dans lequel chaque dossier a sa propre place". A quelques rares exceptions près, on respecte l'ordre primitif des dossiers au sein des séries s'il y en a un, et l'on rectifie les déclassements évidents s'il y en a eu par rapport à cet ordre.

Le concept de classement est toutefois plus large que l'application relativement simple de ces deux principes fondamentaux. Le sens courant du terme est défini au mieux dans un article récent d'Oliver W. Holmes, qui lui fait comprendre "cinq opérations différentes, à cinq niveaux différents". Ces opérations sont les suivantes :

1. Le classement au niveau du service d'archives : c'est distinguer tous les documents conservés par le Service entre quelques grandes catégories, fondées sur le plus grand dénominateur commun possible, et disposer matériellement des documents de chacune de ces grandes catégories afin de tirer le meilleur profit des magasins.

2. Le classement au niveau du fonds ou du sous-fonds : c'est distinguer les documents d'un secteur ou d'une division administrative (comme ils ont pu être constitués au premier niveau) en fonds et les placer physiquement, selon un ordre logique, dans les magasins dévolus audit secteur ou à ladite division administrative. A ce niveau, on doit reconnaître les sous-fonds naturels et les placer avec les fonds constitués.

3. Le classement au niveau des séries : c'est diviser le fonds entre des séries naturelles et les disposer matériellement, chacune par rapport àd'autres, dans un ordre logique.

4. Le classement au niveau du dossier, c'est diviser le fonds entre ses dossiers constitutifs et les placer physiquement, chacun relativement aux autres, selon un plan logique, qui est, d'habitude, préétabli par le service administratif, de sorte que l'archiviste n'a qu'à le vérifier et l'adopter.

5. Le classement au niveau du document, c'est vérifier et classer dans chaque dossier les pièces, pièces jointes, annexes et papiers isolés qui constituent le dossier, et c'est placer chaque document relativement aux autres selon un ordre ordinaire et cohérent.

Ces opérations touchent les documents eux-mêmes, sans tenir compte de leur conditionnement, mais elles "établissent l'ordre dans lequel les documents doivent être encartonnés et celui dans lequel les cartons doivent être étiquetés et emmagasinés". C'est seulement une fois que ces opérations ont été accomplies, conclut le Dr. Holmes, que l'on peut dire que les archives d'un Service d'Archives sont contrôlées. "Ce contrôle peut n'être jamais complet (parfois on ne peut jamais effectuer complètement le classement au niveau du dossier ou de la pièce) mais on doit le porter à un point acceptable pour pouvoir inventorier les archives, car les instruments de recherche doivent renvoyer à des unités documentaires bien précises, appartenant a un classement bien constitué".

Cet exposé de la méthode de classement implique qu'un service général d'Archives conserve les archives inorganisées de nombreux producteurs d'archives, ce qui est la situation habituelle aux Etats-Unis. Le classement et la maîtrise qui en résulte s'effectuent alors en allant du niveau du service d'Archives à celui de l'article. Les services qui conservent à la fois des archives publiques et des archives privées doivent, évidemment, distinguer de prime abord chacune de ces catégories archivistiques et les conserver séparément. Tout le programme de classement demande la plus grande souplesse. Au niveau du service d'Archives, par exemple, le classement qui distingue les fonds d'archives peut se faire de façon chronologique ou hiérarchique (en fonction des grandes organisations gouvernementales) ou d'après les niveaux gouvernementaux (centraux ou local, par exemple) ou d'après quelque combinaison de ces critères.

Souvent, "la taille et la disposition des magasins, la forme matérielle des archives elles-mêmes (qui exige fréquemment des magasins spéciaux dans le cas de documents spéciaux, tels les films, les photographies et les cartes), l'intérêt des archives pour la recherche, le degré de sécurité qu'on leur donne, la quantité et la qualité des personnels nécessaires pour les traiter" ont une incidence sur la division que l'on établit, en fait, entre les documents .

Dans le classement effectué au niveau du fonds, les Archives nationales ont l'habitude de réunir les archives des bureaux secondaires sous les bureaux principaux, jusqu'au niveau du service. Afin d'éviter l'apparition d'une impraticable quantité de fonds, les archives des postes consulaires ou diplomatiques, par exemple, ou celles de services, plus restreints et souvent provisoires, chargés de fonctions semblables (les commissions de contentieux, par exemple) sont regroupées en 'fonds collectifs'.

A partir des archives qu'elles conservaient en 1943, les Archives nationales constituèrent, au départ, 206 fonds d'archives et, par suite d'études et d'accroissements ultérieurs, elles en comptent actuellement quelque 350. La souplesse et l'intérêt administratif du concept de fonds se démontrent par leur heureuse application à des ensembles documentaires tels que les images animées et les archives privées. Le Dr Holmes concluait qu'un fonds d'archives peut être diversement défini par des institutions différentes, "tant qu'on applique uniformément la définition. Un tel concept s'impose dans tous les Services d'archives où l'on conserve des archives produites par des services et des organismes différents. Une fois établis, les fonds d'archives sont d'habitude les unités fondamentales pour la gestion administrative : c'est-à-dire pour le classement, la rédaction d'instruments de recherche, la recherche, les comptages et les rapports statistiques".

Dans le cadre de ce concept de fonds, un ensemble quelconque d'archives ne peut appartenir qu'à un seul fonds d'archives. Tout accroissement s'ajoute à son propre fonds préexistant ou, s'il n'appartient à aucun fonds déjà existant, forme un nouveau fonds.

Hormis les archives d'une forme matérielle spéciale on conserve ensemble, dans le même magasin, tous les documents appartenant au même fonds. La notion de sous-fonds sert à distinguer et à maîtriser les archives des bureaux subalternes, qui ont été réunies pour former le fonds.

Le classement au niveau des séries, au sens où l'on élabore un ordre de séries logiques, les rapportant les unes aux autres, représente la part la plus difficile de ce programme. Dans la pratique archivistique américaine, le service-producteur ne constitue que rarement un plan pour ordonner des séries au sein d'un fonds. C'est alors que l'archiviste doit connaître l'histoire administrative du service et de ses archives.

Il doit tout d'abord déterminer les séries qui existent dans un fonds ou un sous-fonds donné et il doit ensuite leur donner un classement matériel "significatif". Notre système archivistique nous empêche d'avoir "un plan de classement parfait" pour les séries. Autant que possible, on applique les règles hollandaises concernant les séries "vertébrales" et les séries de correspondance. Les index et les divers instruments de recherche créés par le service sont rapprochés des séries qu'ils concernent, et les séries d'archives courantes sont ordinairement placées avant les séries d'archives de gestion interne.

En ce qui concerne le classement des archives courantes, "les fonctions et la suite des opérations qu'impliquent les fonctions" sont souvent le facteur-clef, mais, à l'intérieur des grands fonds, on peut grouper des séries "selon des phases chronologiques, par grandes coupures dans le système de classement ou selon des critères fonctionnels". Le classement final des séries ne doit pas "être seulement logique mais il doit encore révéler l'histoire et les activités du service".

La souplesse du concept de classement tel qu'on l'applique aux séries -souplesse qu'imposent les pratiques archivistiques américaines - permet ainsi à l'archiviste d'employer, de façon distincte ou combinée, une 'classification' - comme l'on dit souvent aux Etats-Unis - de type chronologique, administrative ou fonctionnelle. Les conditions de conservation propres aux Etats-Unis amènent à classer de façon constructive plutôt que simplement conservatoire. C'est cette sorte de classement constructif qui caractérise le métier de l'archiviste américain ; et en cela il contribue à ouvrir les archives à la recherche tout en préservant leur intégrité.

Nous avons déjà discuté du classement fait au niveau du dossier mais on doit noter que le reclassement matériel destiné "à servir plus efficacement... aux demandes de recherche remontant dans le temps" convient lorsqu'il ne viole pas fondamentalement l'intégrité du fonds ou lorsque "les archives se trouvent tellement désorganisées que leur structure originelle ne peut pas être rétablie intégralement ni surement sans que l'on y passe trop de temps". L'ultime phase de classement, qui est celle du document au sein du dossier, ne se fait d'habitude que quand il est question de mettre à plat des pièces pliées ou de procéder à un microfilmage.

Tel est le concept qu'on se fait couramment aux Etats-Unis du classement pour satisfaire les besoins particuliers des archives du gouvernement national. Le terme 'arrangement' (classement) remonte à la première Commission des Archives publiques mais, de nos jours, ce concept est assez souple pour s'appliquer aux archives de n'importe quel service producteur, qu'il soit public ou privé. On l'enseigne d'ailleurs dans les cours traitant de la gestion des archives modernes et dans les Instituts d'été, inaugurés par Ernst Posner, qui étaient une entreprise conjointe des Archives nationales, de l'Université américaine, de la Bibliothèque du Congrès et des Archives du Maryland Hall. Ces Instituts, dont les directeurs précédents ont compté le Dr Posner et le Dr Schellenberg et dont les conférenciers invités furent le Dr Holmes et d'autres fonctionnaires des Archives nationales qui contribuèrent àdévelopper ce concept, ont eu pour public les archivistes en fonction dans tous les secteurs d'activité archivistique, les archivistes chargés d'archives privées et les bibliothécaires. Ces Instituts, les publications des Archives nationales et la revue trimestrielle de la Société des Archivistes américains, l'American Archivist, offrent le moyen le plus récent et, de loin, le meilleur de parvenir au degré et à l'espèce d'uniformité, dans les politiques et les pratiques archivistiques, qui conviennent à un pays dépourvu d'un système archivistique centralisé.

Quel est l'avenir de la 'classification' archivistique aux Etats-Unis ? Lançant leur programme de classement et de rédaction d'instruments de recherche, les Archives nationales indiquaient que les instruments de recherche "préliminaires" seraient finalement remplacés par des instruments "définitifs" qui comporteraient "l'attribution de symboles simples" aux séries d'archives. On n'a pas encore élaboré de tels instruments de recherche définitifs mais on peut penser que le débat sur la 'classification' reprendra quand on parviendra à cette étape du programme. Alors, peut-être, un autre rapport viendra-t-il compléter celui-ci et dira comment les conditions archivistiques américaines auront dû évoluer dans leurs politiques et leurs pratiques, à l'intérieur des grands principes qui fondent notre métier commun.