Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes (UNESCO, 1985, 619 p.)
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close this folderVII - Classement et description
close this folderL'Indexation-matières à vocabulaire contrôle dans les archives
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View the documentNature de l'indexation-matières des archives
View the documentClassification et cohèrence
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View the documentL'application aux papiers ministeriels. Le niveau d'indexation
View the documentLes papiers ministeriels. Construction et emploi de la classification externe
View the documentAppendice : Papiers ministeriels de 1938

L'information contenue dans les archives peut être appréhendée de plusieurs manières et la recherche par sujets, au moyen d'un index-matières, n'a pas été, ordinairement, assurée autant que dans les bibliothèques. Les raisons de ce fait et les distinctions entre les documents des bibliothèques et ceux des archives doivent être examinées, avant qu'on puisse tenter de considérer une approche plus systématique des sujets des archives. Cet examen est particulièrement nécessaire parce que de telles approches systématiques ont été menées dans le champ des bibliothèques et il serait mal avisé de négliger la possibilité d'emprunts techniques aux bibliothèques à l'usage des archives. Mais, d'un autre côté, quand des méthodes de bibliothèque ont été mises au point pour régler des problèmes spécifiques aux bibliothèques, il serait imprudent de succomber à la tentation d'utiliser ces méthodes pour la simple raison que ces techniques très fouillées ont été expérimentées et reconnues valables.

C'est une tradition archivistique que les archives, à la différence des livres et des articles, participent à l'objet historique plutôt qu'elle ne le concernent ; et quoique l'on doive parfois restreindre la portée du principe général, il y a une différence suffisante pour que l'on différencie les procédés d'indexation. Par exemple, même le plus détaillé des articles ne pourrait que traiter du recrutement et de l'organisation d'une armée contractuelle en 1337, alors que les archives sont les contrats passés par des parties particulières pour des fins particulières, à des jours particuliers, et les comptes portant les paiements faits en conséquence, etc. Par suite, la possibilité d'appréhender les archives au moyen d'index nominatifs a été à la fois évidente et évidemment utile, si bien que l'on a ordinairement élaboré de tels index, tandis qu'une appréhension thématique et détaillée a souvent paru difficile ou inadéquate. Lorsque des mots-matières apparaissent dans des index d'archives, ils sont souvent subordonnés à un nom, comme dans : "Suisse, taxe sur les pommes de terre" ; cependant le mot-matière peut, à l'occasion, apparaître pour lui-même à un autre endroit du même index et, dans ce cas, le nom peut lui être subordonné, c'est-à-dire qu'il peut y avoir une entrée supplémentaire : "Taxe sur les pommes de terre en Suisse". La fréquence de cette combinaison d'entrées commençant par un mot-matière ou par un nom joue sur la structure des index-matières ou, plus proprement, sur les index d'archives généraux. En règle générale, ces structures ont un caractère alphabétique bien marqué, et ce n'est que rarement que l'on essaie de classer les entrées dans un ordre dépendant des relations que les concepts peuvent présenter entre eux.

Le classement des archives en fonction de leur provenance administrative aide bien à rétrécir le champ des recherches documentaires. Lorsque l'on fait une recherche, presque tous les Départements administratifs peuvent être écartés pour des raisons de chronologie ou de compétences, d'une façon qui n'a pas d'égale dans le domaine des bibliothèques ; dans leur cas, on peut parvenir, par un seul catalogue méthodique, à tous les articles ; dans le cas des archives en revanche, une fois déterminés les Départements ou les fonds qui peuvent être utiles, on emploie les différents moyens de référence, qui n'ont donc pas besoin de présenter un caractère très général. Toutes les entrées, dans de tels instruments de recherche, sont d'une nature spécifique, alors que dans les catalogues des bibliothèques, les concepts généraux régissent non seulement la structure de la classification mais encore fournissent des articulations pouvant regrouper des références à des ouvrages généraux, y compris les plus généraux de tous, les encyclopédies. Il n'y a pas d'archives générales en ce sens.

Choisir les Départements administratifs ou les fonds d'archives susceptibles d'être utiles, ce n'est naturellement pas une petite affaire et cela dépend souvent beaucoup du guide général du service d'archives et particulièrement de l'index-matières de ce guide. Parce qu'il est le premier instrument de recherche pour de nombreuses questions et parce que son index renvoie à des notices descriptives de Départements et de fonds et non à des documents, il peut avoir plus de points communs avec les techniques employées dans les bibliothèques qu'avec les index d'archives qui font l'objet de cet article.

Des éléments plus généraux peuvent se présenter, surtout si une bonne partie des fonds concernés sont des dépôts, dépourvus d'une origine administrative qui circonscrive leur champ. Pour cette raison, si l'on essaie, par exemple, de systématiser l'indexation de plusieurs guides ou de descriptions au sein du guide, on peut bien employer des méthodes de bibliothèque jusqu'à un point qui n'est pas souhaitable pour les index d'archives. La même chose est vraie des index-matières partant sur tous les articles d'un service d'archives qui existent, sur fiches par exemple, en dehors d'un guide imprimé. En outre, les index établis pour des archives déposées ou pour des archives historiques privées ainsi que les index dressés pour les descriptions au sein d'un guide peuvent être d'un abord plus général et plus structuré que les index d'archives très spécifiques.

Les observations qui suivent à propos des index d'archives doivent donc s'entendre indépendamment de ce qui concerne les index que l'on a distingués ci-dessus.