Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes (UNESCO, 1985, 619 p.)
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close this folderVII - Classement et description
close this folderL'Indexation-matières à vocabulaire contrôle dans les archives
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View the documentNature de l'indexation-matières des archives
View the documentClassification et cohèrence
View the documentInformatique et édition
View the documentL'application aux papiers ministeriels. Le niveau d'indexation
View the documentLes papiers ministeriels. Construction et emploi de la classification externe
View the documentAppendice : Papiers ministeriels de 1938

Pour construire un index on pourrait utiliser un ordinateur de la manière suivante : on lui présenterait des entrées d'index consistant en mot-souche, variable et référence, et il commencerait par examiner les mots-souche pour écarter les mots reconnus comme noms, soit de personnes, de lieux, de véhicules, de personnes morales ou de documents. Il devrait être entendu que la notation de ces noms spécifiques et des termes-matière doit faire partie des données intégrées dans la mémoire informatique. On devrait pouvoir noter les termes-matière apparaissant en entrées après un nom, comme dans : "Allemagne, exportation d'armements par". Les termes-matière ainsi mis en valeur seraient alors confrontés à la classification mémorisée afin de savoir s'ils y ont une place. Cette confrontation serait exécutée de manière àn'être point affectée par l'usage du pluriel ou du singulier, des majuscules ou des minuscules. Cette épreuve peut avoir six résultats.

On peut accepter le terme comme mot-souche ; dans ce cas, l'entrée peut être mise de côté pour apparaître dans l'index sous sa forme de donnée mémorisée.

Le terme peut avoir été catalogué comme le synonyme d'un mot-souche convenable : ce dernier est alors substitué au terme original, on fait un renvoi du terme original au mot-souche qui est mis de côté avec l'entrée revue, comme auparavant.

Troisièmement, le terme peut avoir été catalogué comme le sous-titre d'un mot souche convenable : celui-ci est alors ajouté à l'entrée devant le terme original ; on fait un renvoi de ce terme original au mot-souche; ce dernier et l'entrée revue sont mis à part, comme précédemment.

La quatrième possibilité, c'est que le mot-souche suggéré ne se trouve dans la classification qu'à un niveau supérieur et, alors, l'entrée doit sortir comme rejetée, avec l'indication de cette information.

Cinquièmement, le terme peut présenter deux sens ; il est noté comme homonyme ; il est, à nouveau, rejeté, avec indication de cette information.

La dernière possibilité, c'est, bien sûr, qu'on ne trouve pas le terme et l'entrée est ainsi éditée comme un rejet non-sortable.

Il appartient désormais à l'éditeur de l'index de considérer ces rejets et de modifier ces derniers ou le système, de manière à les rendre acceptables. On peut le faire, soit en augmentant le nombre des mots-souche convenables - procédé qui est réglé par le besoin d'insérer de nouveaux mots-souche dans la classification -, soit en marquant les termes proposés pour servir d'entrées comme synonymes ou soustitres de mots-souche existants, soit en réécrivant les entrées avec des mots-souche convenables. On discutera de cette édition avec plus de détails par la suite, mais on doit remarquer dès maintenant qu'il est inéluctable qu'une intervention humaine de cette espèce se produise au cours de ce processus pour indexer les archives de façon correcte. Cela s'applique à la fois aux matières et aux noms, et peut devenir un sérieux obstacle à l'utilisation économique de la machine pour aider à la création de l'index.

On peut confronter à nouveau l'entrée informatique revue à la classification revue, en ayant soin de vérifier les données précédemment acceptées pour le cas où une modification inopinée de la classification les aurait rendues inacceptables. Toutes les entrées devraient alors entrer dans les trois premières catégories et, àce point du processus, on devrait s'assurer que le segment approprié de la classification est prêt pour l'édition.