Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes (UNESCO, 1985, 619 p.)
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close this folderVII - Classement et description
close this folderL'Indexation-matières à vocabulaire contrôle dans les archives
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View the documentNature de l'indexation-matières des archives
View the documentClassification et cohèrence
View the documentInformatique et édition
View the documentL'application aux papiers ministeriels. Le niveau d'indexation
View the documentLes papiers ministeriels. Construction et emploi de la classification externe
View the documentAppendice : Papiers ministeriels de 1938

Avant, toutefois, de pouvoir procéder ainsi, on doit créer manuellement le premier index d'une série quelconque ainsi que sa classification. C'est ce qu'on a fait pour les papiers ministériels de 1938, et un index pour ceux de 1937 a été assorti et édité dans le système. Cet exercice a mis en relief quelques points qui méritent discussion. On a déjà fait remarquer que dans des entrées commençant par un nom suivi d'un terme-matière, on devrait pouvoir marquer la matière de façon qu'elle puisse être traitée dans le système-matières. Alors, le plus simple serait ordinairement que le nom et le terme-matière apparaissent aux lieux appropriés dans la classification éditée pour l'index, quoique naturellement le nom ne serait pas intégré de manière permanente dans le système. L'autre possibilité serait de créer automatiquement un renvoi de la matière au nom, et certains rédacteurs d'index peuvent préférer ce procédé. On peut trouver une solution, cependant, sans utiliser l'une ou l'autre de ces méthodes, en faisant une entrée d'index supplémentaire lorsqu'on indexe le document pour la première fois : alors tout ce qui suit le nom dans la première entrée serait traité comme une simple variable, dépourvue de rôle dans la création de l'index si ce n'est pour déterminer la position alphabétique de l'entrée.

C'est la méthode adoptée, presque exclusivement, dans l'index des papiers de Cabinet, et il serait souhaitable que chaque type d'index soit doté d'une règle générale déterminant la méthode que doit suivre le rédacteur de l'index.

Pour illustrer ces trois méthodes, prenons l'entrée "Allemagne, exportation d'armements par".

Dans la première méthode, le rédacteur indiquerait, par un soulignement peut-être, que le mot "exportation" est à traiter en matière et, dans la classification, "Allemagne" et "exportation" apparaîtraient tous deux comme des aspects de "commerce", mettons.

Dans la second méthode, on emploierait le même marquage, mais "exportation" seulement apparaîtrait comme un aspect de "commerce" et le système créerait un renvoi "Exportation, VOIR : Allemagne".

Dans la troisième méthode, le rédacteur de l'index ne marquerait pas en matières la première entrée mais écrirait une autre entrée : "exportation d'armements par l'Allemagne", comme avec l'une de ces méthodes hormis la permutation complète il écrirait une autre entrée commençant par "armements".

Cette pratique des entrées répétées, je propose de l'appeler "entrées croisées" (cross entry). Dans les index de noms, dépourvus de classification externe qui guide dans l'index, renvois et entrées croisées sont les seules solutions pour un couple de noms liés, et je considérerais les renvois comme une méthode probablement plus pertinente, dans ce cas, que dans celui des index-matières. Dans l'exemple ci-dessus, le lecteur se reportera à "exportation" parce que c'est ce qui l'intéresse ; il ne sera guère ravi de mener sa recherche en cherchant à une demi-douzaine de noms différents. Dans tout système donnant des renvois, toutefois, le rédacteur de l'index peut contourner la difficulté en s'abstenant de noter la dernière partie de l'entrée, de façon qu'elle soit traitée en simple variable. Il peut ensuite introduire lui-même l'entrée croisée qui lui convient.

Comme on l'a vu plus haut, le système envisage en tous cas des entrées croisées entre les matières. Il serait difficile de créer automatiquement des renvois fondés sur les relations internes dans des groupes tels que "exportation d'armements", même si les renvois devaient atteindre un plus haut degré d'élégance que "armements, VOIR : exportation d'armements". Il en va de même de la création automatique d'entrées croisées, comme dans l'indexation permutée (quoique les entrées croisées épargnent les difficultés de renvoi, dues au choix de l'élément auquel tous les autres doivent renvoyer) dans laquelle les résultats seront presque certainement inconsistants quand un grand nombre d'entrées sont classées alphabétiquement dans un seul index. La difficulté fondamentale dans cette sorte de permutation est que le processus ne peut pas s'appliquer directement à la teneur des documents mais seulement à des analyses condensées de ces textes. Quand il existe déjà de telles analyses, comme dans un répertoire de dossiers, l'indexation permutée fondée sur une notation simple peut avoir un heureux résultat, qui n'est pas toutefois d'une qualité comparable avec ce qui résulterait du travail d'indexeurs humains. En l'absence de ces analyses condensées, il est inutile d'employer des personnes qui fassent tous leurs efforts pour établir des analyses particulières couvrant tous les aspects d'un document, et de permuter ensuite les analyses automatiquement. On peut employer à meilleur escient ces personnes à rédiger en langage naturel tous les aspects qu'elles jugent dignes d'être notés. La permutation des analyses concernant des noms, domaine dans lequel l'étendue des relations internes et du vocabulaire est limitée, est une autre affaire. Permuter "Oxford, maire de, Voir : Smith" à partir de "Smith, John, maire d'Oxford" peut effectivement être un procédé judicieux.

Le rédacteur d'un index devrait donc écrire une entrée pour chaque aspect du document qui, à son avis, doit être mis en valeur. Dans certains cas, le traitement des mots suivant un nom comme simples variables, négligeables du point du vue des matières, convient très bien à leur nature, comme dans "Allemagne, situation en". Cependant, il peut y avoir des cas pour lesquels il est difficile de rédiger une entrée-matière pour couvrir un aspect qui mérite néanmoins d'être traité et d'être accessible dans la classification. Alors, le terme approprié dans la classification pourrait être doté d'une annotation permanente, sous la forme "Affaires étrangères (VOIR AUSSI : les pays et régions cités)".

Quoique le renvoi de matières à des noms (exportation, VOIR : Allemagne) ne puisse être élaboré par le système décrit, on devrait prendre des dispositions pour permettre au rédacteur de l'index de les préparer manuellement et de les intégrer s'il le désire. La matière concernée devrait convenir à la classification comme tout autre matière. "Lois" et "projets de loi" en sont des exemples dans l'index des papiers ministériels. Les termes-matière qui ont leurs places particulières dans la classification devraient autant que possible être des substantifs ou des groupes de mots plutôt que des adjectifs car ceux-ci n'apparaîtront que maladroitement dans la classification éditée ; mais ils peuvent être aussi de simples pléonasmes pour le substantif qu'ils accompagnent. Bien souvent, toutefois, cela ne sera pas possible et l'on devra admettre le caractère de répétition qu'on trouve en ayant à la fois "agriculture" et "agricole" dans le système ; peut-être est-ce plus facile à éviter dans le cas des pays, "Allemagne" remplaçant "allemand" le plus souvent.

Il faut un certain degré de souplesse dans la distinction des termes-matière. Un groupe de mots peut, par exemple, se diviser de telle sorte que la première partie s'associe à un terme de la classification et l'ensemble du groupe à un autre. "Aide financière" en est un exemple dans les papiers ministériels. On peut faire un renvoi synonyme ou subordonné à la version modifiée d'un terme-matière, comme dans l'exemple de "maladies du travail", où seul le second mot est traité comme un terme-matière et placé dans la classification. Quand un renvoi subordonné est ainsi introduit, il apparaît comme un sous-titre de l'entrée après les mots variables, comme dans "Travail, maladies, silicose". L'emploi de virgules pour délimiter le terme-matière dans des groupes divisibles manque malheureusement de naturel mais il faut bien exprimer la division de quelque façon.

On doit faire attention aux synonymes. "Indemnités ouvrières" n'a pas le même sens que "accident du travail", et décider de les traiter ensemble au sein des papiers ministériels, c'est risquer que les rédacteurs à venir puissent avoir à revoir toutes les références s'ils décident de les distinguer selon leur objet. Mais si, vraiment, on ne peut pas les distinguer lorsque la décision est prise pour la première fois pour les documents en question, on ne peut éluder le problème que par le dédoublement des références, et cela en vaut sans doute la peine. Les termes homonymes, qui ont plusieurs significations, doivent être marqués de façon à réclamer une décision humaine à chaque fois qu'ils se présentent. La distinction nécessaire devrait s'exprimer par le renvoi de tels termes à d'autres mots de l'index, et de tels renvois peuvent être synonymes ou subordonnés. Avant de pouvoir informatiser un index composé manuellement, on doit nécessairement l'examiner avec soin pour repérer les homonymes éventuels, faute de quoi le système pourrait accepter un terme et le classer dans un sens tout à fait impropre à l'entrée qu'il requiert et l'erreur serait alors difficile àdétecter.

Dans le contexte d'une suite d'index, il peut être souhaitable de traiter un nom, comme "Comité de défense de l'Empire" comme un terme-matière aussi. Ce sera le cas s'il est étroitement associé à une idée ou à un champ d'idées. Si tel est le cas, on doit veiller à pouvoir extraire aisément de tels noms de la classification si l'on doit l'employer pour d'autres séries documentaires, mais si l'usage de cette facilité se limite strictement à des cas d'association étroite, on ne risque pas grand'chose à ne pas faire l'extraction. Ce traitement offre une autre solution que celle qui attache des "voir aussi" aux termes de la classification et est très différent de la possibilité d'utiliser un nom comme référence à un terme-matière le suivant immédiatement dans une entrée, comme dans "Allemagne, exportation d'armements par". Dans ce dernier cas, le nom ne fait pas partie de la classification mais est seulement édité avec elle en une seule occasion. Les noms qui peuvent correctement être traités aussi comme des matières sont presque toujours ceux d'organisations et de documents.