Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes (UNESCO, 1985, 619 p.)
close this bookTechniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes (UNESCO, 1985, 619 p.)
close this folderVII - Classement et description
close this folderL'Indexation-matières à vocabulaire contrôle dans les archives
View the document(introduction...)
View the documentNature de l'indexation-matières des archives
View the documentClassification et cohèrence
View the documentInformatique et édition
View the documentL'application aux papiers ministeriels. Le niveau d'indexation
View the documentLes papiers ministeriels. Construction et emploi de la classification externe
View the documentAppendice : Papiers ministeriels de 1938

Quand toutes les entrées ont été écrites et triées, la construction de la partie externe de la classification peut commencer. On aura déjà atteint un certain degré de classification au niveau de l'index en repérant les synonymes et en choissant des rubriques subordonnées, quoiqu'il reste encore beaucoup à faire. Pour chaque terme-matière on devrait avoir sur le schéma directeur les rubriques plus larges auxquelles il est associé, et pour chacune de ces rubriques, on devrait faire une fiche pour introduire les termes d'index associés. Ces rubriques formeront la base de la classification externe proprement dite, et il est préférable de les disposer de façon à pouvoir les voir toutes d'un coup.

Une fois que l'on a traité ainsi tous les termes de l'index, on effectue la procédure inverse en examinant tour à tour tous les termes de la classification. A chacun correspondra un groupe de termes d'index associés et cet examen déterminera si certains sont synonymes ou doivent être subordonnés l'un à l'autre. Toute modification devrait, bien sûr, être faite aussi dans l'index et on devrait parcourir l'ensemble de l'index en pensant successivement à toutes les rubriques larges. En particulier, quand on a créé des rubriques larges en examinant l'index, des relations bien fondées entre l'index et la classification peuvent apparaître, qui n'apparaissent que grâce à cette méthode.

Finalement, une procédure semblable, menée bien plus rapidement, permettra de construire les niveaux supérieurs de la classification, dans laquelle certaines rubriques commandent d'autres rubriques, qui font figure d'aspects. Tout au long de ces procédures, on doit garder à l'esprit qu'un terme peut être associé à, ou servir d'aspect à un nombre quelconque de rubriques.

En outre, on aura parfois avantage à laisser apparaître un terme à la fois dans l'index et au premier niveau de la classification externe, comme dans le cas de "loi" dans les papiers ministériels. On aboutirait à une confusion inutile, cependant, si on l'associe, au niveau de l'index, à d'autres termes du niveau supérieur. L'acceptation de ce procédé est naturellement bien distincte du rejet des termes d'index proposés, précédemment utilisés dans la classification seulement, et il ne devrait pas y avoir de difficulté pour établir cette distinction dans le système.

A chaque étape, la classification peut s'étendre à volonté. A chaque fois que sont associés à une seule rubrique plus de termes qu'il n'est commode, ils doivent être regroupés et cela provoquera des modifications de niveau et parfois la disparition ou l'addition de termes. Etant donné qu'aucun terme ne peut s'ajouter au système sans être introduit dans la classification, on ne peut faire de telles additions qu'après un examen minutieux des autres termes, ce qui devrait révéler sa valeur relative et garantir la cohérence de l'analyse. Le rédacteur ne traite ainsi que des cas dans lesquels une décision n'a pas encore été prise pour le classement des sujets, quoiqu'il doive aussi pouvoir examiner les résultats de la révision et bousculer les classements dans le contexte de l'index traité. C'est une facilité dont on doit naturellement user avec modération.

L'extension détaillée de la classification demande que le rédacteur ait la dernière épreuve de la classification entière, interne et externe, et y porter ses modifications au fur et à mesure afin de garantir la cohérence. L'un des problèmes particuliers de cette phase est celui de l'accès-matière au corps du texte en cours d'indexation. De nombreux rédacteurs peuvent penser que, sans un accès de cette sorte via la partie existante de l'index, ils ne peuvent faire de comparaisons entre des parties de documents qui peuvent devoir être indexés dans un même vocabulaire. C'est une facilité qu'offrent les index manuels, et on peut en jouir dans un contexte mécanique si l'on fait passer les entrées, qui ont été admises, par le système de façon que le rédacteur ait à sa disposition non seulement les entrées de l'index (grâce à leur classement alphabétique) mais aussi la partie pertinente de la classification. Pour autant que ces entrées doivent subir le traitement une fois encore après la phase d'édition, cette méthode entraînera des dépenses supplémentaires, et la question de savoir si elles sont justifiées doit être jugée selon les cas. Un raffinement supplémentaire - et une dépense supplémentaire aussi -peut offrir une concordance dans laquelle après chaque entrée et le nombre de référence approprié sont éditées toutes les autres entrées portant ce numéro de référence. Cette concordance, si l'on peut dire faute d'un meilleur mot, que n'offrent pas les systèmes manuels, combine les avantages de l'ordre de référence avec ceux de l'ordre de l'index et permettrait de comparer le traitement de chaque document avec celui de tous les documents semblables. C'est le seul moyen dont dispose un rédacteur, en dehors de la mémoire, pour vérifier la cohérence des choix.

Il y a ainsi trois niveaux d'édition : les rejets seuls ; les rejets avec les entrées acceptées de l'index ; et les rejets avec les entrées acceptées de l'index et, en plus, la concordance dans l'ordre des références. Ces deux dernières versions autorisent des variétés supplémentaires : les rejets, correctement signalés, peuvent être introduits dans l'ordre alphabétique afin de donner au rédacteur un accès plus facile encore aux documents.

La concordance de l'édition comprendra toujours, naturellement, les rejets, qu'ils apparaissent ou non dans l'ordre alphabétique. Ce degré de choix indique bien l'aide que peuvent apporter des procédés mécaniques, mais il souligne aussi la nécessité de faire intervenir le rédacteur entre les phases mécaniques, si l'on veut parvenir à des qualités convenables dans ce domaine. On pourrait enfin envisager de tout effectuer sur le même plan.

L'utilisation manuelle de ce système, pour les papiers ministériels, s'est avérée raisonnablement prometteuse. La classification fut élaborée sur les papiers de 1938 et on lui a confronté l'index préparé séparément pour 1937 ; malheureusement on avait dû rédiger l'index de 1937 avant que l'on n'eût pu former le style d'indexation à partir des papiers de 1938 : l'index de 1937 fut, en effet, achevé avant que l'on n'eût examiné plus qu'une partie des papiers de 1938. Laissant de côté les différences qui en résulteraient dans le style (telles que l'usage d'entrées croisées et le choix de noms de lieu plutôt que d'adjectifs de lieu), la moitié environ des termes-matière soumis à cette confrontation se trouvèrent exclus de la classification. Bien sûr, la classification se fondait sur un très petit ensemble, rassemblant 297 fonds seulement, si bien que ce résultat n'est pas décevant. L'édition des rejets dans le système fut, dans l'ensemble, très facile car elle consista, en bonne part, à ajouter des synonymes et pourtant la classification externe demanda aussi à être développée et réagencée. Cette expérience montre clairement qu'il faut avoir quelques règles de cohérence simples pour toute série d'index, même si on devrait épargner aux rédacteurs futurs le besoin de se référer constamment aux précédents de leurs prédécesseurs.