Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes (UNESCO, 1985, 619 p.)
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View the documentLes instruments de recherches dans les archives

Etienne TAILLEMITE:

L'une des tâches fondamentales des archivistes est, sans aucun doute, la rédaction l'instruments de recherche aptes à rendre les fonds qu'ils conservent aisément accessibles pour toutes les catégories de chercheurs qui peuvent être appelés à les utiliser. Sans inventaires et sans inventaires publiés, j'insiste sur ce point, des archives même parfaitement classées, demeurent peu ou pas tu tout connues, donc sans grande utilité. Notre rôle n'est pas de tenir la lumière sous le boisseau. Mais il existe différents types d'instruments de recherche, plus ou moins exhaustifs, et le premier point à régler est de choisir le modèle d'inventaire qui convient au fonds ou à la série considérés. Ce choix doit être effectué en fonction de plusieurs critères: la masse des documents à traiter, l'intérêt historique qu'ils présentent, la nature exacte de ces documents, s'agit-il d'une véritable série au sens archivistique du terrne, c'est-à-dire de papiers homogènes produits par l'activité d'un bureau ou d'une institution (exemple: I'intendance du Canada) ou au contraire d'une sorte de collection de pièces de provenances diverses réunies arbitrairement ou par hasard.

Le volume des pièces à inventorier pèsera d'un poids certain sur le choix de l'archiviste qui ne peut bien évidemment envisager de traiter de la même manière une petite série comprenant quelque dizaines d'articles (cartons, registres ou liasses) et un énorme ensemble comptant des milliers d'unités.

Inutile d'insister sur le critère de l'intérêt historique, il sera, bien entendu, déterminant, mais l'ancienneté n'est pas le seul élément à faire entrer en ligne de compte à cet égard. Ne jamais oublier que certains documents fort anciens peuvent ne présenter que peu d'intérêt alors que des dossiers étroitement contemporains se révèlent passionnants.

La nature exacte de la masse des pièces à traiter doit être très sérieusement considérée. Une série organiquement constituée, ne contenant que des documents bien classés, provenant de la même institution ne peut pas nécessiter le même type d'inventaire qu'une collection factice de pièces de toutes provenances et par conséquent de contenu et de nature hétérogènes

Voyons maintenant quels sont les différents modèles d'instruments de recherche entre lesquels il conviendra de choisir. En allant du général au particulier, et du moins détaillé au plus exhaustif, nous trouvons: le guide de sources ou de recherches, le répertoire numérique simple, le répertoire numérique détaillé, l'inventaire sommaire, enfin l'inventaire analytique.

I. Les Guides

Il est plusieurs manières de concevoir un guide. Il peut être géographique et couvrir toute une région, comme par exemple le Cuide des Sources de l'Histoire de l'Afrique ou Sud du Sahara publié en 1972 sous les auspices du Conseil International des Archives, ou encore le Guide des Sources de l'Histoire du Canada Français que préparent conjointement archivistes canadiens et français.

Méthodique au contraire, le Guide viendra en aide au chercheur qui s'intéresse àun type de sujet: par exemple le Cuide des Sources de l'Histoire Littéraire aux Archives Nationales publié en 1961 par Mme Danielle Gallet.

On peut aussi envisager de couvrir par un guide tout un dépôt. C'est le cas de nombreux instruments de ce genre rédigés au cours des dernières années par les directeurs de Service d'archives de certains départements français: Guide des Archives de la Haute-Vienne, de la Charente-Maritime, de la Loire-Atlantique etc... Cette formule de Guide par dépôts a été rendue réglementaire par le Directeur Général des Archives de France en avril 1969 et, peu à peu, tous les départements en seront dotés.

Lorsque certaines séries, fonds ou groupes de fonds se révèlent particulièrement complexes, ils peuvent justifier la rédaction d'un guide particulier C'est le cas de certains fonds des Archives Nationales françaises qui ont souvent subi au cours des âges des vicissitudes diverses et dont l'exploration n'est pas toujours aisée On peut citer deux exemples particulièrement réussis: le Fonds du Conseil d'État du Roi aux Archives Nationales publié en 1955 par Michel Antoine et le Cuide des recherches dans les fonds judiciaires de l'Ancien Régime du à divers auteurs, paru en 1958, dans lequel sont étudiés les énormes masses de documents judiciaires qui sont parvenues jusqu'à nous: Parlement de Paris, Châtelet, Amirauté de France, etc. . .

La formule du Guide présente naturellement des avantages mais aussi des inconvénients. A son crédit, il faut inscrire une certaine rapidité d'exécution. Le Guide, si l'on peut dire, pare au plus pressé et se trouve donc particulièrement indiqué par les gros fonds qui ne peuvent être dotés d'inventaires détaillés 11 est de plus éminemment pratique et contient tous les renseignements usuels dont le chercheur a besoin pour aborder son travail, mais il est bien évident qu'il ne saurait suffire à tout. Le meilleur des guides ne remplacera jamais un inventaire même sommaire, puisque, par sa nature, il est incapable de donner les mêmes informations Le Guide procède le plus souvent par la méthode globale, il ne peut descendre à l'étude du fonds ou de la série article par article et doit se contenter d'une description sommaire des masses documentaires conservées. Il rend néanmoins d'éminents services au chercheur en ce qu'il lui permet de déterminer si le dépôt ou les fonds converts par le Guide peuvent ou non contenir des documents concernant l'objet de ses étudcs, et si, par conséquent, il est nécessaire d'aller plus avant dans les investigations.

II. Le Répertoire numérique simple

Après le Guide, c'est l'instrument de recherche dont la rédaction est la plus rapide et la plus facile. Il convient donc pariculièrement lui aussi, aux fonds d un volume considérable qu'il rend plus accessibles à lu recherche

Le répertoire numérique simple se borde à indiquer la cote de l'article (registre, liasse ou carton), un intitulé aussi court que possible du contenu et les dates extrêmes des documents. Par exemple:

G771 - Lettres adressées au Contrôleur Général des Finances par l'Intendant d'Alençon. 1678-1684.

C8 A81 - Lettres adressées au Secrétaire d'État de la Marine par le Gouverneur Général et l'Intendant de la Martinique 1782.

Lorsqu'on s'attaque à une série pour laquelle il n'existe aucun instrument de recherche c'est évidemment par le répertoire numérique simple qu'il faut commencer. Il constitue un premier défrichage qui permet de connaître, au moins sommairement, le contenu des documents, la période chronologique concernée, éventuellement les lacunes que comporte le fonds

Les limites de ce type d'instrument de recherche sont évidentes. Il ne donne que des indications très sommaires et s'il peut suffire pour des séries volumineuses, de faible densité en données historiques et de composition très homogène, comme c'est le cas par exemple, pour certaines séries d'archives contemporaines, il ne peut en revanche être satisfaisant dans le cas des fonds anciens et riches pour lesquels il importe d'aller plus loin dans l'analyse.

III. Le Répertoire numérique détaillé et l'inventaire sommaire

Le caractère vraiment très laconique du répertoire numérique simple a amené les archivistes français dès les premières années du XXe siècle à imaginer une autre formule qui connut et continue à connaître un vif succès, c'est ce que l'on a appelé le répertoire numérique détaillé. Plus souple que le précédent, il permet de moduler les analyses en fonction de l'importance historique des pièces et de donner de plus amples détails sur les articles qui semblent le mériter s'ils contiennent des éléments notables ou de nature hétérogène par rapport à l'ensemble du fonds. Il sera particulièrement précieux pour le chercheur s'il s'accompagne des index très dévelop pés de noms de personnes, de lieux et de matières établies au fur et à mesure des dépouillements. On peut citer à cet égard en exemple le Répertoire du fonds du Conseil Souverain d'Alsace conservé aux Archives Départementales du Haut-Rhin, public en 1963 par Mlle Lucie Roux.

Ce type d'instrument de recherche parait convenir tout spécialement pour les archives modernes et contemporaines car il permet de traiter les séries dossier par dossier et non pièce par pièce. On l'a également utilisé en France pour les minutiers notariaux dans lesquels ii permet de retenir les actes les plus significatifs et les plus riches de substance historique, pour les archives judiciaires aussi et pour les mêmes raisons. Le modèle du genre est certainement le répertoire numérique détaillé de la série U de la Marne (Affaires judiciaires) publie en 1966 par M. René Gandilhon.

Il ne faut pas se dissimuler toutefois que ce genre de répertoire présente l'inconvénient d'une certaine subjectivité. Tout choix implique une part d'arbitraire de la part de l'archiviste et celui-ci aura quelque peine à ne pas préférer soit les documents qui l'intéressent personnellement, soit encore ceux qui correspondent aux types de recherches à la mode au moment de la rédaction du répertoire.

C'est précisément pour ces raisons que l'on avait été amené à renoncer à l'inventaire sommaire par échantillonnage, adopté au milieu du XIXe siècle et qui demeura réglementaire jusqu'en 1909 Ce système, qui consistait, comme son nom l'indique, àn'analyser que les documents jugés les plus "intéressants", se révéla à l'usage dangereux en ce qu'il induisait fréquemment le chercheur en erreur et lui faisait croire àl'inexistence d'un document sous prétexte qu'il ne figurait pas dans l'inventaire C'est le cas notamment de l'inventaire en 8 volumes des sous-séries B1, B2 et B3 du fonds Marine déposé aux Archives Nationales qui, en raison de son caractère sélectif, ne rend que très mal compte de l'extrême richesse de ces sous-séries et ne doit donc être consulté qu'avec précaution

En dépit de ses inconvénients, on pourra retenir cette formule pour les gros fonds qui, soit par leur teneur trop faible en éléments d'intérêt historique, ne sont pas justiciables d'un inventaire analytique.

IV L'inventaire analytique

A la différence des précédents, cet instrument de recherche doit être aussi exhaustif que possible et comporter une analyse de tous les documents sans aucune exception. Cette analyse sera plus ou moins développée suivant l'importance historique des pièces. C'est évidemment l'outil idéal pour le chercheur, car il procure à celui-ci comme une photographie de la série considérée et lui permet de savoir avec précision ce qu'il y trouvera.

Il va de soi que ce genre d'inventaire, dont l'inconvénient majeur est d'être fort long à établir puisque son rédacteur doit lire et analyser toutes les pièces, ne se justifie que pour les séries d'une très grande densité historique ou encore pour certaines séries de mélanges dont la composition héterogène voire hétéroclite nécessite un inventaire pièce à pièce puisqu'on n'y dispose d'aucun fil conducteur.

Tous ces instruments de recherche, quelque soit le type auquel ils appartiennent, doivent polir être vraiment utiles, comporter une introduction et dés index

L'introduction sera rédigée dans un esprit résolument pratique et devra contenir tous les renseignements de nature à aider le chercheur dans son travail: historique du fonds OU de la série expliquant, dans la mesure du possible, les vicissitudes subies, donc les lacunes éventuelles, nature et organisation des institutions productrices clés documents, mode de classement, etc. . . Il ne faut jamais avoir peur de donner trop de détails et toujours, au contraire, s'efforcer de se mettre à la place du néophyte qui vient aux archives pour la première fois et se sent quelque peu désorienté.

L'introduction pourra être avantageusement enrichie par des indications concernant les sources complémentaires de la série analysée conservées dans d'autres dépôts d'archives ou dans les bibliothèques, voire dans des collections privées, et aussi par une bibliographie indiquant les principaux travaux élaborés àpartir de la série étudiée. Cette précaution évitera aux chercheurs de s'engager sur des terrains déjà explorés.

Les index sont aussi le complément indispensable de tout instrument de recherche bien conçu. Rien n'est moins maniable qu'un inventaire dépourvu d'index, surtout s'il comporte plusieurs volumes.

Les index doivent être absolument exhaustifs et relever tous les noms de personnes, de lieux et éventuellement de navires. En ce qui concerne les noms de personnes, on distinguera autant que possible les membres d'une même famille ou les homonymes et l'on donnera quelques éléments d'identification lorsqu'il s'agira de personnages ayant exercé des fonctions officielles. Pour les officiers, par exemple, on indiquera le dernier grade obtenu. Les noms de lieux feront, eux aussi, l'objet d'une identification aussi précise que possible; on pourra avantageusement -les regrouper de façon méthodique par régions. Pour les navires, on s'efforcera de distinguer navires de guerre et navires marchands.

Pour les matières, la question est toujours assez délicate car un choix est indispensable. On retiendra tous ceux qui paraissent présenter un intérêt réel et ici également des tableaux méthodiques seront fort utiles.

La doctrine officielle en France est de dresser un seul index dans lequel se retrouvent dans de personnes de lieux et de matières distingués par une typographie différente: les noms de personnes étant imprimés en petites capitales les noms de lieux en italique et les matières en caractères romains. L'essentiel est que l'index soit aussi clair que possible. Lorsqu'il y a lieu de prévoir une quatrième catégorie, noms de navires par exemple on peut procéder différemment et prévoir un double index, l'un contenant les noms de personnes et de lieux l'autre les matières et les navires. C'est la solution que nous avons adoptée pour l'index de l'inventaire en 8 volumes des sous-séries B1, B2 et B3 des Archives de la Marine, public en 1969.

Le problème des index nous amène à dire un mot d'un type d'inventaire particulier dont il convient de parler ici car il a été expérimenté depuis quelques années dans certains départements et il fait l'objet en ce moment même de nouveaux essais dans certaines séries des Archives nationales. Cette méthode consiste à présenter tout l'inventaire sous forme d'index les analyses en général sommaires étant accrochées aux noms de personnes et non plus présentées suivant l'ordre des documents contenus dans chaque article. On trouvera un excellent exemple de ce système dans le Manuel d'archivistique, p. 286 sous la forme d'un inventaire des lettres patentes du duc Henri II de Lorraine

Trois expériences du même genre sont en cours à la Section Ancienne des Archives Nationales. Elles portent sur la chancellerie du roi Charles V sur les arrêts civils du Parlement de Paris au XVe siècle et enfin sur la Correspondance reçue des Gouverneurs Généraux et Intendants de Saint Domingue aux XVIIe et XVIIIe siècle Au lieu d'analyser systématiquement toutes les pièces suivant la méthode traditionnelle, les archivistes relèvent sur fiches tous les noms de personnes et de lieux les principaux mots-matière.

Le résultat produit est évidemment très différent de l'inventaire classique et l'on se trouve rapidement à la tête de fichiers énormes. Ainsi par exemple le dépouillement suivant cette méthode des deux premiers registres de la correspondance de Saint-Domingue, a produit plus de 3000 fiches! Comme la série entière comprend environ 180 articles on imagine la masse documentaire qui sera ainsi constituée.

Cette méthode présente l'avantage de donner un dépouillement encore plus exhaustif que l'inventaire analytique traditionnel qui ne fait pas toujours apparaître tous les noms de personnes ou de lieux mais en revanche on doit constater qu'elle n'est absolument pas plus rapide que le procédé analytique peut-être même demande-t-elle encore un peu plus de temps. Pour cette raison elle ne peut donc s'appliquer qu'à des séries anciennes très précieuses et très riches comme celles qui seraient justiciables d'un inventaire analytique complet. Pour les séries de papiers contemporains il faudrait alléger considérablement et ne retenir que les noms les plus importants en traitant le fonds par dossiers et non plus par pièces

Telles sont, rapidement résumées, les caraactéristiques des différents instruments de recherche utilisés dans les Archives françaises. Nous n'aurons pas l'outrecuidance de penser qu'ils doivent servir de modèles. L'archivistique est une technique qui demande beaucoup de souplesse et d'adaptation aux multiples cas d'espèces que I'on peut rencontrer et l'on peut dire d'elle ce que Napoléon disait de la guerre, à savoir que c'est "un art simple et tout d'exécution". Il est certain toutefois que l'expérience acquise depuis cent ans par les archivistes français, les nombreux essais auxquels ils se sont livrés et auxquels, comme nous l'avons vu, ils continuent à procéder, peuvent servir de base de réflexion et éviter peut-être de perdre du temps et de l'argent en adoptant des méthodes dont les résultats ne furent jugés satisfaisants ni par les auteurs ni par Ies utilisateurs.