Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes (UNESCO, 1985, 619 p.)
close this bookTechniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes (UNESCO, 1985, 619 p.)
close this folderVI - Évaluations et éliminations
Open this folder and view contentsPour une politique des éliminations - Réflexions sur la pratique des archives de la Seine
Open this folder and view contentsL'évaluation des archives contemporaines
View the documentL'art de la destruction
Open this folder and view contentsProcédés modernes de disposition et d'évaluation des dossiers
View the documentLes principes du tri archivistique

par W. KAYE LAMB

Jusqu'à une époque récente, les devoirs d'un archiviste étaient essentiellement ceux d'un gardien et d'un conservateur. Il prenait en charge les archives survivantes du passé et faisait de son mieux pour les préserver ; la question de savoir si elles valaient la peine d'être conservées ne se posait que rarement. Aujourd'hui, au contraire, la destruction des archives, ou l'autorisation de les détruire, fait partie des responsabilités reconnues de l'archiviste. Ceci représente un changement fondamental, dont les implications ne sont peut-être pas encore totalement apparentes.

Ce changement a été provoqué, évidemment, par l'augmentation énorme de la masse des documents produits au cours des années récentes. Le problème a commencé à se poser de façon aiguë à l'époque de la première guerre mondiale ; en 1922, Sir Hilary Jenkinson, dans son ouvrage classique A Manual of Archive Administration, remarquait "la tendance croissante à sécréter des archives sur une échelle gigantesque et effrayante". Il devait vivre assez pour voir la masse des documents de la guerre de 1914-1918 réduite à l'insignifiance par celle de la deuxième guerre mondiale et de la période suivante. A cet égard, les administrations de temps de paix n'ont rien à envier à celles du temps de guerre. Au Canada, par exemple, l'expansion de la variété et de l'ampleur des attributions gouvernementales a été spectaculaire. Je n'en citerai qu'un exemple : au temps de Sir John Macdonald et des 'pères fondateurs' du Dominion, les seuls documents gouvernementaux concernant l'ensemble de la population étaient les listes de recensements, rédigées tous les dix ans avec seulement quelques lignes pour chaque individu ; un recensement entier occupait peut-être, à l'échelon national, trente ou quarante mètres de rayonnage. Aujourd'hui, avec l'impôt sur le revenu, les assurances sociales, les indemnités de chômage, le gouvernement crée et conserve des millions de dossiers individuels.

La masse des documents contemporains est telle que le coût de leur conservation, rien qu'en bâtiments et en rayonnages, serait prohibitif. Il faut donc se résoudre à y opérer des destructions ; mais la difficulté est de décider ce qui sera détruit et ce qui sera conservé. Aux deux extrémités du choix, il y a des documents pour lesquels aucune incertitude n'existe. De grandes quantités de papiers deviennent, de toute évidence, inutiles après un délai parfois très court ; il n'y a donc aucune raison de les conserver, même si on le pouvait. D'autres documents, au contraire, sont clairement dignes d'être conservés indéfiniment. Mais entre ces deux extrêmes, on trouve une masse de papiers dont l'intérêt et l'utilité peuvent être discutés, et c'est pour eux que la difficulté de la décision concernant leur conservation est la plus grande.

L'augmentation de la masse des archives modernes et la nécessité d'en détruire une grande partie ont donné naissance à la nouvelle profession du records management. Le rôle primordial du records manager est de diminuer le volume des documents. Pour cela, il procède de deux façons. D'abord il s'efforce, par une soigneuse planification et un contrôle régulier, de réduire le nombre des documents produits. Ensuite il veille à trier les documents de telle façon que ceux qui n'ont qu'une valeur temporaire soient mis à part et détruits aussitôt que possible ; ainsi, il ne restera àconserver définitivement qu'un minimum absolu de documents.

Les principaux outils pour le tri sont les tableaux de tri, dans lesquels chaque catégorie de documents reçoit une 'durée de conservation' -courte ou longue, selon le cas. On pense souvent que ces tableaux sont une découverte relativement récente, mais Jenkinson les avait préssentis en 1922 : Il est concevable", écrivait-il alors, "qu'une administration élabore pour elle-même un système de durées de conservation échelonnées pour certaines catégories de documents" ; et il préconisait de tenir un 'calendrier des destructions' permettant de détruire les documents à mesure qu'ils atteindraient l'âge prescrit. Jenkinson prévoyait aussi que, pour certains dossiers, il serait impossible de prendre une décision immédiate, et il proposait en conséquence de les 'reconsidérer' après un certain délai, ce que font aujourd'hui les records managers sous le nom de 'conservation provisoire'.

Cependant, Sir Hilary Jenkinson n'avait pas tout à fait prévu le records management. Il pensait que c'était aux administrations elles-mêmes de détruire leurs propres documents, grâce à un système d'enregistrement central, présidé par un haut fonctionnaire compétent qui exercerait un contrôle rigoureux sur la production documentaire aussi bien que sur l'archivage et le tri, et à un réseau d'administrateurs qui veilleraient à ce que les dossiers conservés àtitre définitif soient limités à un sommaire des affaires traitées et des décisions prises les concernant.

La difficulté est qu'une situation idéale comme celle-là n'existe jamais. Au Canada, les services centraux d'enregistrement sont parfois régis par des fonctionnaires de rang moyen qui font de leur mieux, mais certainement pas par des hauts fonctionnaires du type rêvé par Jenkinson ; de sorte qu'on ne peut pas toujours leur faire confiance pour le choix àeffectuer entre les documents de valeur éphémère et ceux qui présentent un intérêt durable et permanent. Lorsqu'ils sont confrontés à la nécessité de réduire le volume des archives, ils ont trop souvent tendance, comme les records managers, à proposer des destructions massives en oubliant les autres éléments d'appréciation qui doivent être pris en compte quand il s'agit de décider du sort à réserver aux dossiers.

Jenkinson n'aimait pas l'idée que l'archiviste ait à jouer un rôle actif dans la destruction des documents. Il espérait qu'il pourrait continuer àêtre essentiellement le 'gardien', compétent et attentionné, des archives que la chance et le bon fonctionnement de l'administration placeraient sous sa responsabilité. Il avait surtout le souci d'éviter que l'archiviste n'ait à intervenir dans le choix des papiers à conserver ou à détruire, car il craignait que ses goûts personnels ne faussent alors son jugement. Pour la même raison, il se méfiait des historiens, avec leurs préjugés, leur intérêt trop exclusif pour une période ou un sujet donnés, alors que l'impartialité et le détachement lui paraissent essentiels.

Dans une certaine mesure, selon les personnalités des individus, ce danger peut en effet exister ; mais Jenkinson l'exagérait certainement, tandis qu'il faisait trop confiance à la sagacité des fonctionnaires des administrations. Sans doute ceux-ci, à condition d'en prendre la peine, sont-ils en mesure de décider si tel ou tel dossier de leur service est susceptible d'être utile pour les besoins futurs de celui-ci, ou s'il constitue un élément valable de sa mémoire ; mais ce ne sont pas là, tant s'en faut, les seuls facteurs à prendre en considération pour la destruction ou la conservation des archives. Tous les archivistes savent que des documents peuvent présenter un intérêt pour une quantité de raisons qui n'ont que peu ou rien à voir avec les procédures qui leur ont donné naissance ; et qu'en conséquence, les fonctionnaires qui les ont créés sont souvent les moins bons juges de leur valeur à long terme.

On pourrait donner un nombre infini d'exemples de documents, aussi bien publics que privés, qui se sont ainsi révélés utiles dans des domaines dont leurs créateurs n'avaient aucune idée. Après la guerre d'indépendance des Etats-Unis, quand les loyalistes fidèles à l'Angleterre ont émigré au Canada, ils ont présenté des demandes d'attribution de terrains, en indiquant notamment leurs noms et ceux des membres de leurs familles, ainsi qu'une description des biens qu'ils avaient perdus en raison de leur loyalisme ; aujourd'hui, ces demandes d'attribution ('pétitions') sont une mine de renseignements pour les généalogistes et pour les sociologues. Peu de documents peuvent sembler, à première vue, plus dépourvus d'intérêt que les vieux dossiers de rémissions de peines : et cependant ils constituent une source de premier ordre pour les historiens qui étudient la façon dont les gouverneurs généraux du Canada successifs ont exercé, ou n'ont pas exercé, leur prérogative dans ce domaine. Pour citer encore un exemple, plus moderne celui-ci : au début de la deuxième guerre mondiale, toutes les personnes résidant au Canada ont dû fournir un certain nombre de renseignements les concernant, à des fins de sécurité nationale ; aujourd'hui ces dossiers servent couramment à établir l'âge des personnes qui demandent une pension de vieillesse, lorsque l'état civil fait défaut.

En ce qui concerne les archives privées, voici quelques cas d'utilisation imprévue de documents. Un petit carnet, vieux d'un siècle, contenant des détails sur les fourrures vendues pendant vingt ans dans les comptoirs de la Baie d'Hudson, a permis d'établir avec beaucoup de certitude un tableau des cycles naturels années d'abondance suivies d'années de disette - caractéristiques de la vie animale sauvage ; ce tableau est très utile aux zoologistes qui par ailleurs regrettent amèrement la destruction inconsidérée d'une série de livres de bord par une compagnie maritime, car ces livres, en fournissant le détail des températures de l'eau des zones côtières àintervalles réguliers pendant un siècle et demi, auraient permis des études du plus haut intérêt pour la science et l'industrie de la pêche.

Les dépôts d'archives abondent en documents de cette sorte qui présentent toutes sortes d'intérêts inattendus. J'estime, pour ma part, que l'archiviste est, de loin, la personne la mieux placée pour en apprécier la valeur et même pour en reconnaître l'existence. Les vues à long terme font partie de son métier, et son expérience quotidienne en aidant les chercheurs lui donne des éléments pour juger de la valeur potentielle des documents dont la destruction est proposée.

Peut-être un jour, quand toutes les masses d'archives anciennes auront été classées et quand la production et la destruction des documents administratifs auront été parfaitement organisées et contrôlées, le rôle de l'archiviste pourra-t-il être moins important qu'il ne l'est aujourd'hui ; mais, dans l'état actuel des choses, sa clairvoyance est indispensable. Trop souvent les documents sont détruits dans une atmosphère de- semi-crise : soudain, dans une administration, l'espace se met à manquer pour ranger les dossiers ; on décide alors de faire des destructions pour libérer de l'espace, et plus rien d'autre ne compte que de gagner de la place à tout prix - moins on en gardera, mieux cela vaudra. Plus tard seulement, quand on se retrouvera moins à l'étroit, on pourra consacrer du temps à réfléchir aux problèmes de la conservation. C'est alors qu'on prendra conscience de l'intérêt d'élaborer des règles pour le tri des documents, on dressera des tableaux de tri, et peu à peu on en viendra à prendre des mesures pour limiter la création des documents au strict nécessaire.

A ce moment-là, peut-être, l'archiviste pourra commencer à se reposer ; mais tant que le processus décrit plus haut sera en cours de déroulement, il sera sans doute la seule personne suffisamment détachée des considérations purement pratiques pour pouvoir considérer les choses du point de vue du long terme. Même quand il y aura des tableaux de tri et que les archives seront bien contrôlées, l'archiviste devra continuer à être sur ses gardes et veiller à ce qu'une chance soit laissée au 'second examen' ; ce sera aussi son rôle de s'assurer que les documents soient évalués non seulement en fonction de leur utilité première, mais aussi de leur intérêt éventuel pour d'autres buts que ceux de leur création.

L'expérience canadienne montre que deux conditions doivent être remplies pour que le système de destruction des documents fonctionne bien. La première est qu'il existe une procédure permettant à l'archiviste, ainsi qu'à tous les fonctionnaires concernés, d'examiner les documents et de donner leur avis quant à leur utilité potentielle. La seconde est qu'on dispose d'un espace de rangement suffisant, de préférence sous le contrôle de l'archiviste, pour entreposer temporairement les documents, si besoin est, en attente d'une décision définitive ; seule cette possibilité de rangement provisoire permet d'éviter les destructions hâtives et inconsidérées.

La procédure canadienne repose sur la Commission des Archives publiques, créée par Ordre du Conseil en septembre 1945. Le Secrétaire d'Etat en est président, mais le travail effectif est accompli par l'archiviste du Dominion, qui en est vice-président. Une douzaine de ministères, particulièrement concernés par les problèmes d'archives (Finances, Travaux publics, Défense nationale, Affaires étrangères, etc.) sont représentés dans la Commission, par des membres permanents; les autres ministères ne sont représentés que si l'affaire traitée les intéresse directement. Le but de la Commission est de "veiller de façon permanente au bon état des archives publiques et de conseiller tous les ministères et administrations gouvernementales... sur l'organisation, la conservation et la destruction de leurs archives".

La procédure qui s'est établie depuis la création de la Commission prévoit quatre étapes dans l'examen des archives avant destruction. Première étape : examen par les services mêmes qui ont produit les dossiers, de façon à s'assurer que ceux-ci ont perdu toute utilité pratique pour ces services. Deuxième étape : la Commission des Archives publiques est saisie, par le ministère intéressé, d'une demande d'autorisation de destruction, avec un bordereau décrivant la nature et le volume des documents proposés; souvent ce bordereau est accompagné d'une suggestion de délais de destruction pour d'autres documents analogues à l'avenir. Troisième étape : la Commission soumet la demande aux Archives publiques, qui l'examinent pour juger de la valeur à long terme des documents, aux fins de recherche historique ou autre ; en cas de besoin, les documents eux-mêmes sont examinés. Les Archives publiques examinent aussi les suggestions de délais de destruction, s'il y en a, afin qu'aucun document présentant une possibilité d'intérêt historique ne soit inclus dans la liste des documents à détruire automatiquement. Enfin, si les Archives publiques acceptent la proposition de destruction, un rapport en ce sens est adressé à la Commission ; si la Commission approuve le rapport, celui-ci est transmis au Ministère des Finances ; celui-ci soumet encore la liste des documents à un examen, en liaison avec l'Auditor General, pour s'assurer qu'aucune raison juridique ou fiscale ne s'oppose à la destruction ; alors seulement l'autorisation de destruction est donnée.

Cette procédure à quatre étapes (administrative, archivistique, juridique, fiscale) présente des garanties raisonnables contre la destruction inconsidérée de dossiers utiles ; en pratique, elle semble fonctionner de façon satisfaisante. Sans doute, ici ou là, dans les coulisses, certaines destructions irrégulières ont-elles encore lieu, mais elles ne concernent probablement que peu de dossiers réellement importants.

En 1959, la Commission décida de procéder à une enquête générale sur l'état des archives publiques, et créa à cet effet une Commission d'enquête sur les archives administratives, dont le rapport fut présenté en février 1960. Entre autres choses, ce rapport recommandait une définition plus stricte des fonctions de la Commission des Archives publiques, et un renforcement de son autorité. La plupart de ces recommandations furent réalisées au début de 1961 par un nouvel Ordre du Conseil, qui autorisait la Commission à 'conseiller' les ministères et administrations en matière d'archives - ce qui revient à dire que la Commission peut encourager et aider les ministères à élaborer des tableaux de tri et à améliorer leurs procédures de records management. En outre, le nouvel ordre du Conseil conférait à la Commission des pouvoirs accrus pour s'opposer à la destruction de documents : "aucun document ne sera détruit, à l'exception des copies en double, sans l'autorisation de la Commission des Archives publiques et du Ministère des Finances" (section 10).

Il vaut la peine de noter que les Archives publiques du Canada ont toujours joui d'un droit de veto virtuel dans la Commission. Elles ont toujours essayé de se montrer rapides et efficaces dans l'examen des propositions de destruction qui leur sont faites, et je pense que la Commission leur en sait gré en faisant confiance à leur compétence. En fait, la Commission n'a jamais donné l'autorisation de détruire des documents sans avoir auparavant l'avis favorable des Archives publiques. Détail significatif : l 'Ordre du Conseil de 1961 confie désormais la présidence de la Commission à l'Archiviste du Dominion, le représentant du Ministère des Finances en étant vice-président.

Le problème de la place pour entreposer les documents en attente de décision définitive a été résolu par la construction du Public Archives Records Centre (dépôt de pré archivage des Archives publiques), qui pourra contenir, une fois terminé, plus de 300.000 pieds cubes de dossiers. Ce dépôt s'est révélé être d'une utilité inestimable pour les Archives et pour les nombreux ministères et administrations gouvernementales qui s'en sont servi. Des services qui manquaient totalement de place ont pu transférer immédiatement de grosses quantités de dossiers au Centre, ce qui leur a donné la possibilité de procéder à leur examen de façon plus reposée. Evidemment, certains ministères ont eu tendance à se désintéresser de leurs papiers une fois qu'ils ont été transférés au Centre, mais il y a toujours moyen de s'assurer que les décisions de tri ne soient pas retardées au-delà des délais raisonnables.

Nous sommes conscients que nous en sommes encore aux premiers stades d'un véritable programme archivistique, qui devra, à terme, assurer le versement et le tri des dossiers de tous les services gouvernementaux. La Commission d'enquête de 1959 a constaté que, dans la seule ville d'Ottawa (capitale fédérale), il y avait au moins 2.500.000 pieds cubes de dossiers dans les ministères, dont 1.000.000 qualifiés de 'morts' ou 'inactifs' ; et la Commission soupçonnait qu'une large proportion des dossiers qualifiés de 'vivants' ou 'actifs' auraient dû, en réalité, être considérés comme 'inactifs'. Un vaste programme de destruction devra être mené à bien avant qu'on puisse archiver à titre définitif les dossiers ayant réellement une valeur à long terme. Mais les principes qui inspireront ce programme sont maintenant au point, et le rythme de traitement des problèmes d'archives des administrations s'accroît régulièrement.

Dans tous ces processus, les archivistes sont profondément impliqués, ce que j'estime à la fois inévitable et désirable. Dans la masse énorme des dossiers administratifs gisent les archives de demain. Les administrations peuvent certes mettre à part certains documents qu'elles désirent conserver de façon définitive, mais seuls les archivistes et leurs conseillers peuvent juger de la valeur à long terme de beaucoup de documents. Pour cela, il leur faut de l'intelligence, du bon sens, des connaissances, et une infinie patience ; mais l'importance de cette tâche est essentielle, car c'est d'elle que dépend en partie la qualité des archives dans l'avenir.