Enseigner au personnel et aux usagers des archives a manipuler correctement les documents: une étude RAMP accompagnée de principes directeurs (UNESCO, 1991, 38 p.)
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Les solutions à adopter pour améliorer les techniques de manipulation varient en fonction de la situation des différents dépôts d'archives et du type de documents d'archives concerné. Celles suggérées ici ne conviennent pas dans tous les cas et on ne les adoptera que si elles sont applicables. L'information est un des meilleurs moyens d'assurer de bonnes façons de faire et l'on mettra bien en vue le matériel auxiliaire, supports pour les volumes ou feuilles transparentes par exemple. Les règles et conseils en la matière doivent être clairement énoncés et faciles à obtenir.

4.1 Matériel auxiliaire

La présence de matériel auxiliaire bien en évidence rappelle que les archives prennent soin de leurs documents et qu'elles attendent des lecteurs qu'ils en fassent autant. On ne dira jamais assez que l'usure des documents est due à des manipulations excessives; or, c'est très probablement le personnel et non le public qui manipule le plus les documents. Déplacer les documents est un problème qui concerne bien plus le personnel que les lecteurs. Il n'en est pas moins capital de disposer de moyens appropriés pour ce faire. Le matériel nécessaire dépendra de la taille du dépôt d'archives et de la configuration des magasins et des salles de lecture. Il est toujours préférable que les uns et les autres soient au même étage.

4.1.1 Du matériel de manutention est nécessaire si les documents d'archives doivent être déplacés d'un étage à l'autre ou sur de longues distances. Il est risqué de transporter une grande quantité de documents sur des chariots, ou à la main sur de longues distances, bien qu'il n'y ait parfois pas d'autre solution pour les articles de grande taille ou encombrants. On peut installer des tapis roulants ou des monte-charge de type "paternoster" munis de conteneurs rigides pour le transport horizontal ou vertical mais ils ne devraient jamais servir pour les documents fragiles. Les services d'archives auront sans doute le plus souvent recours à des ascenseurs et des chariots. Les ascenseurs devront être assez grands pour recevoir les chariots utilisés pour le transport des documents et desservir tous les étages du bâtiment les documents devront non seulement entrer et sortir des magasins pour être remis au lecteur, mais également pour enregistrement, réintégration, travaux de conservation ou de reprographie. Dans un petit bâtiment, il est peut-être possible de se contenter d'un monte-livres; dans ce cas, il devrait être construit de manière à éviter aux documents tout risque de chute dans la cage.

Les chariots standard devraient être solidement construits en acier inoxydable ou en matériaux inertes si possible et être munis de roues en caoutchouc leur permettant d'absorber les chocs. Ils ne devraient pas comporter plus de deux étagères, ni présenter de rebords susceptibles d'endommager les documents transportés. Il est préférable d'avoir plusieurs petits chariots qu'un nombre moindre de grands chariots car transporter simultanément un trop grand nombre d'articles risque de rendre les manoeuvres difficiles et de déséquilibrer les chariots. Le personnel devrait apprendre à y placer les boîtes ou cartons d'archives et à les manier car avec un chariot, la négligence peut provoquer une catastrophe.

Un chariot doit permettre de transporter les livres debout en toute sécurité; les étagères seront inclinées pour éviter qu'ils ne tombent.


Fig. 1 Un chariot

On utilisera des chariots spéciaux pour cartes pour transporter les documents de dimensions diverses protégés par des chemises cartonnées faites sur mesure, destinées à soutenir la carte, le plan ou chaque fois que ce type de document sort des magasins. Les chariots doivent être profonds, avec un appui supplémentaire au milieu, mais être ouverts aux deux extrémités pour permettre le transport d'articles de grandes dimensions.


Fig. 2 Le chariot pour le transport d'articles de grandes dimensions

4.2 Matériel pour salles de lecture

4.2.1 On peut utiliser des plateaux ou des boîtes peu profondes tapissées de papier ou de tissu non acides pour remettre les documents aux lecteurs. Placés sur la table, ils serviront de sous-main, assurant ainsi aux documents un minimum de manipulations et les protégeant de tout contact avec des agents susceptibles de les endommager. Il faut informer les lecteurs de la raison d'être du plateau et les prier de l'utiliser aussi bien en salle de lecture que pour rendre le document. Le personnel doit en avoir un stock de manière à pouvoir directement y placer les documents demandés à la sortie du magasin et les y remettre de la même façon.

4.2.2 Repose-livres. Beaucoup de services d'archives ont des stocks de repose-livres qui ne soutiennent pas le dos ou le corps d'ouvrage lorsque le volume est placé debout et souvent dotés, pour retenir les pages, de petites pattes de métal sortant de la tablette inférieure qui risquent de provoquer des déchirures.


Fig. 3 Repose-livres (a)

Les coussins, cales de mousse ou berceaux permettent de mieux soutenir les plats, le corps et le dos des volumes. Les coussins, remplis sans tasser, de matériaux inertes comme les billes de polystyrène et recouverts de tissu doux de qualité archive, peuvent épouser toutes les formes, ce qui garantit qu'aucun effort n'est imposé à la reliure.


Fig. 4 Repose-livres (b)

Les cales de mousse conçues par la Bodleian Library peuvent être posées sous les plats d'un livre pour permettre de l'ouvrir n'importe où. Placées convenablement, elles permettront au dos de jouer librement sans traction sur les mors. Elles doivent également être faites en matériau inerte.


Fig. 5 Repose-livres (c)

Les berceaux constituent une troisième option; on les utilise surtout lorsqu'un volume doit rester ouvert à la même page pendant un certain temps puisqu'ils épousent la forme du livre ouvert afin de le soutenir en tous points. Faits en plexiglas ou, ce qui est moins onéreux, en carton rigide, ils peuvent former un angle de manière à faciliter la lecture tout en soutenant le corps d'ouvrage. Us doivent être fabriqués sur mesure pour chaque ouvrage par des techniciens qualifiés.


Fig. 6 Repose-livres (d)

4.2.3 Dispositifs permettant de maintenir les pages ouvertes: On utilise à cette fin des chaînettes et des poids enveloppés, cela évite aux lecteurs d'abîmer les documents en essayant de maintenir les pages en place ou d'empêcher les cartes de rouler et cela leur laisse les deux mains libres pour travailler. Ces deux systèmes de blocage doivent être à l'entière disposition des lecteurs et du personnel; ils les encouragent à être soigneux et sont infiniment moins dangereux pour les documents que les mains.

On peut, pour les empêcher de tourner, déposer sur les pages des chaînettes ou des cordonnets plombés recouverts d'un tissu doux de qualité archives.


Fig. 7 Dispositifs permettant de maintenir les pages ouvertes (a)

On peut utiliser des poids constitués d'un sac de cuir recouvrant un bloc ou des palets de plomb pour empêcher les grands documents de s'enrouler. Les poids du type sacs de riz sont préférables, car ils s'ajustent à la forme du document et n'ont pas de coins durs susceptibles d'endommager celui-ci en cas de chute accidentelle.


Fig. 8 Poids enveloppés

4.2.4 Des feuilles transparentes destinées à couvrir les cartes, plans ou dessins doivent être fournies aux lecteurs désireux d'en calquer le tracé. Elles peuvent être faites de n'importe quel plastique transparent inerte, comme le mélinex, et doivent être suffisamment rigides pour que le document original ne subisse aucune pression.

4.2.5 Lampes à rayons ultraviolets. Ces lampes servent à faire ressortir une encre pâlie ou des textes à demi-effacés et doivent être fournies aux lecteurs pour éviter qu'ils ne manipulent trop les documents en tentant d'en déchiffrer le texte. Les modèles récents se tiennent à la main mais il existe encore des modèles de table dans les archives et les bibliothèques.

4.2.6 Les boîtes ou tables lumineuses. Les historiens du papier qui s'intéressent aux filigranes ont du mal à les voir s'ils ne peuvent pas les regarder à travers une source lumineuse. Une boîte lumineuse au niveau d'éclairement limité évite de trop manipuler les documents et, si on l'utilise en conjonction avec un morceau de mélinex transparent, peut offrir une surface sur laquelle décalquer un filigrane.

4.3 Les copies de substitution et leur production. L'utilisation de copies de substitution permet, dans bien des cas, de considérablement réduire l'usure des originaux.

4.3.1 Les microformes. Les microfilms et les microfiches sont probablement les formes les plus courantes de copies de substitution. Non seulement elles diminuent la fatigue des originaux mais elles permettent également une politique beaucoup moins restrictive en matière d'accès et, probablement, la satisfaction plus rapide des demandes des lecteurs. Il faut toujours donner à ces derniers des positifs faits à partir du négatif d'archives qui doit, pour sa part, être conservé dans les conditions prescrites et dont l'état de conservation doit être régulièrement vérifié.

4.3.2 Copies électrostatiques. Elles peuvent servir de documents de substitution sur papier lorsque, vu le type de document, des microformes seraient peu maniables et peu rentables. Il est particulièrement utile de présenter ainsi les index, d'autant plus que, si la demande est forte, on peut les photographier et les réimprimer à bon compte.

4.3.3 Lecteurs/reproducteurs de microfilms. Il n'est pas recommandé de laisser les lecteurs faire des copies de documents avec des photocopieuses ordinaires, mais la confection de copies à partir du film existant peut satisfaire les besoins du lecteur tout en réduisant les demandes de travaux à effectuer par le personnel des archives. Il faut indiquer avec précision aux lecteurs comment utiliser une machine à jetons ou à pièces et leur donner la possibilité de faire de la monnaie.

4.4 Mobilier des salles de lecture. Le mobilier peut jouer un rôle capital s'il offre un bon appui aux documents et évite par conséquent les manipulations fautives.

4.4.1 Tant les bureaux destinés aux lecteurs que ceux destinés au personnel devraient être suffisamment grands pour permettre d'étaler les documents ainsi que du papier pour prendre des notes.

4.4.2 Les tables sur lesquelles sont posés les lecteurs de microfilms et de microfiches devraient être suffisamment grandes pour permettre à l'usager d'y poser son bloc notes. Elles peuvent être de tailles variées. De larges tables recouvertes de cuir ou de tissu de qualité archives peuvent être utilisées pour les cartes, les plans et les documents de grandes dimensions comme les rouleaux de parchemin, afin d'éviter les frottements.

4.4.3 On peut construire des chevalets pour soutenir les feuilles de volumineux ouvrages médiévaux réunissant par le sommet plusieurs parchemins souvent composés de plusieurs peaux mises bout à bout et trop longs pour reposer sur une table, même longue. Les feuilles peuvent chevaucher le chevalet sans que le reste de l'ouvrage subisse la moindre tension.


Fig. 9 Chevalet

4.5 Directives à appliquer pour la manipulation des documents d'archives. Il faut avoir recours à des directives écrites pour informer tant les lecteurs que le personnel, non seulement des meilleures façons de manipuler des documents d'archives, mais également des raisons qui justifient l'adoption de ces méthodes. Il est important d'obtenir la coopération des utilisateurs des archives et, lorsqu'on leur demande de prendre particulièrement soin des documents, de bien leur expliquer pourquoi. Ces directives existent dans certains services d'archives ou bibliothèques depuis de nombreuses années, mais il est important de les actualiser et de les rééditer. Les règles édictées avant-guerre n'ont, pour l'essentiel, guère été modifiées, mais l'accent n'est plus mis sur les mêmes choses et le nombre de lecteurs auxquels elles s'adressent à considérablement augmenté. Il est surtout fondamental de les expliquer clairement à un public qui n'est pas un familier des archives. Beaucoup de règles élémentaires sont trop souvent considérées comme allant de soi par ceux qui s'occupent quotidiennement d'archives. En les clarifiant, on s'est à nouveau rendu compte combien il importait de faire comprendre aux lecteurs et au personnel la nécessité de sauvegarder les documents.

4.5.1 Les règles. Tous les établissements édictent un règlement - nul ne leur en conteste le droit - et aucun service d'archives ne devrait hésiter à publier des règles et des directives claires. Ces prescriptions doivent être affichées bien en évidence et portées à l'attention de tous les nouveaux venus, lecteurs et membres du personnel. La présentation choisie variera, mais un texte simple et clairement disposé donnera probablement les meilleurs résultats. Une notice explicative pourra fournir de plus amples explications ou directives. Certains services d'archives publient leur règlement sur du papier de couleur pour le distinguer d'autres avis; d'autres les calligraphient de manière à attirer l'oeil; beaucoup en placent une copie sur chaque table afin d'attirer l'attention du lecteur au moment même où il utilise les documents. Un agrandissement peut être accroché au mur de la salle de lecture ou près du bureau du surveillant de salle, en guise de rappel. Si, lors des stages de formation, on conseille au personnel de se montrer compréhensif à l'égard des lecteurs, le risque de le voir appliquer le règlement de façon par trop autoritaire sera sans doute assez faible.

Le règlement des services d'archives doit dans tous les cas comprendre le code de bonne conduite ci-après applicable aussi bien aux lecteurs qu'au personnel:

1. Veiller à avoir les mains propres avant de manipuler les documents.

2. Manipuler les documents le moins possible.

3. Ne jamais modifier le classement initial des documents.

4. Ne jamais toucher le texte à la surface des documents.

5. Ne jamais poser de documents sur le sol.

6. Ne jamais froisser, plier ou courber les documents.

7. Signaler les documents endommagés au personnel compétent.

8. Agir avec soin lorsqu'on replace des documents dans leur conditionnement, qu'on les réempile ou les réenliasse

9. Se servir uniquement de crayons.

10. Ne jamais apposer de marques sur les documents ni y effacer quoi que ce soit.

11. Tailler les crayons loin des documents.

12. Ne jamais calquer un document sans autorisation préalable.

13. Ne jamais poser aucun papier sur les documents ni s'appuyer dessus lorsqu'on prend des notes.

14. Ne jamais utiliser de copieuses ou de scanneurs à main qui touchent la surface.

15. Ne pas prendre de photos.

16. Ne jamais manger, boire ou fumer pendant qu'on consulte les documents.

17. Ne pas se servir d'instruments tranchants à proximité des documents.

18. Ne pas utiliser de colle forte, de ruban adhésif ou de liquide correcteur à proximité des documents.

Cette liste peut sembler décourageante et rébarbative, mais elle énumère toutes les règles fondamentales à respecter pour manipuler les documents sans risque et on peut y mettre des formes.

4.5.2 Explications. On peut expliquer comme suit les consignes données:

1. Veillez à avoir les mains propres avant de consulter les documents. C'est une précaution de bon sens pour ne pas maculer les documents avec la saleté que l'on pourrait avoir sur les mains. Tous les services d'archives devraient avoir un endroit où se laver les mains et en encourager l'utilisation. Le papier journal devrait être interdit dans les salles de lecture compte tenu du risque particulièrement élevé de taches par report d'encre et pour des raisons de sécurité. Des gants de coton peuvent être fournis aux lecteurs qui manipulent des photographies afin d'éviter les taches grasses de doigts. Ces gants doivent être en coton fin et lavés ou remplacés régulièrement. C'est une bonne idée d'en avoir un stock dans la salle de lecture et d'en signaler l'existence. Ajoutons que les services d'archives devraient tout faire pour que les documents restent propres afin qu'ils ne se salissent pas les uns les autres.

2. Manipuler les documents le moins possible. Cela mérite peut-être quelques explications, mais force est de constater que les manipulations répétées constituent l'une des principales causes de détérioration. Quand on étudie un document, il convient de le faire à fond afin de ne pas avoir à recommencer. Il faut utiliser des plateaux ou autres dispositifs pour transporter les documents afin d'éviter de multiplier les contacts. Si des pages collent les unes aux autres ou qu'un ouvrage ne s'ouvre pas suffisamment pour qu'on puisse lire le bord intérieur des pages, le lecteur devrait demander de l'aide à un archiviste ou à un technicien hautement spécialisé.

3. Ne jamais modifier le classement des documents. Les documents peuvent être présentés de différentes manières, soit dans une boîte contenant plusieurs articles, soit dans une reliure à anneaux ou réunis par une ficelle ou une lanière de cuir s'il s'agit de documents médiévaux, soit réunis par un lacet ou une double vis s'il s'agit de documents modernes. Les documents non reliés les uns aux autres devraient être numérotés et rangés dans l'ordre; s'ils sont mélangés, ils devraient être faciles à remettre dans l'ordre, mais c'est une perte de temps pour le personnel que d'avoir à le faire. Si les documents sont attachés ensemble d'une manière ou d'une autre, il est moins nécessaire de les numéroter puisqu'ils resteront en principe dans l'ordre. Cependant, si un lecteur venait à en extraire une pièce sans autorisation, cela poserait ensuite des problèmes considérables. Cela porterait atteinte au principe du classement archivistique et, de plus, les pièces risqueraient fort de s'égarer.

4. Ne jamais toucher le texte à la surface des documents. S'il va généralement de soi pour les personnes qui ont l'habitude de consulter des documents d'archives que l'encre de la surface est très souvent fragile, il n'en va pas de même pour les lecteurs impatients. Parmi les habitudes modernes, notons celle de se lécher le doigt pour faire adhérer le papier lorsqu'on tourne les pages. Cela ne devrait pas être permis, pas plus que de suivre une ligne du doigt. Pour suivre le texte ligne par ligne, il faut guider la lecture au moyen d'une bande de papier propre .


Fig. 10 Ne jamais toucher le texte à la surface des documents

Les manuscrits enluminés et les oeuvres d'art sur papier ou parchemin s'apparentent davantage à des objets de musées ou de collection et ne sont pas faits pour être manipulés souvent. Ils devraient si possible être présentés dans une boîte protectrice dont on ne les retirera pas; s'ils sont dans un volume, cela vaut peut-être la peine d'envisager une surveillance renforcée car les articles de ce genre méritent une protection spéciale. Les manipuler peut entraîner la disparition ou la fragmentation des pigments et des dégâts par simple toucher. Même avec des gants, la manipulation peut être dangereuse si les pigments s'écaillent. Il ne faut jamais utiliser de lampes à rayons ultraviolets pour éclairer des documents enluminés.

Les supports modernes, négatifs et épreuves photographiques, microfilms, microfiches, bandes magnétiques et disques audios, bandes magnétiques d'ordinateur et disquettes, risquent d'être endommagés par les graisses et particules de saleté déposées à la surface par contact. Il faut toujours les tenir par les bords et porter des gants pour les protéger en cas de contact accidentel. Le personnel doit être seul autorisé à manipuler les documents audiovisuels et informatiques originaux et des copies sur support simple, des cassettes par exemple, doivent être fournies aux lecteurs.

Des modes d'emploi expliquant l'utilisation des lecteurs de microfilms et de microfiches ou des magnétophones devraient être placés dans les salles de lecture afin d'éviter les dégâts mécaniques.

5. Ne jamais poser de documents le sol. Le sol est sale et l'on risque de marcher accidentellement sur les documents qui y sont déposés ou de leur donner un coup de pied. Si un lecteur n'a pas assez de place sur sa table, il faudrait s'arranger pour lui en donner plus. Si l'on voit que les utilisateurs de la salle de lecture posent presque systématiquement des cartons ou des documents par terre, mieux vaut sans doute réduire le nombre de documents qu'on leur permet de sortir en une seule fois.

6. Ne jamais froisser, plier ou courber des documents. Des pièces que l'on a aplaties pour les ranger mais qui portent encore la marque de pliures antérieures sont parfois repliées par des lecteurs bien intentionnés mais mal avisés. D'autres documents sont courbés ou froissés par négligence. L'encre des documents sur parchemin a de fortes chances de se détériorer si l'on plie ou courbe ceux-ci. La nature du parchemin est telle que l'encre ne s'y marie pas comme au papier et qu'elle risque donc davantage de sauter. En le froissant et en le pliant, on fragilise les fibres du parchemin aussi bien que celles du papier, ce qui accroît les risques de déchirures.

7. Signaler au personnel compétent les documents endommagés. Il est difficile de faire comprendre aux lecteurs que s'ils signalent qu'un document est endommagé, celui-ci ne leur sera pas nécessairement retiré sur le champ. Dans la plupart des cas, le service d'archives est reconnaissant du renseignement et trouvera un moyen de permettre au lecteur de continuer à consulter le document s'il lui est indispensable: consignes spéciales ou convocation d'urgence d'une personne du service des travaux. Les renseignements donnés par les lecteurs sont extrêmement précieux - de nombreux services d'archives n'ont guère d'autre moyen de dresser la liste des documents nécessitant des soins particuliers, qu'il s'agisse d'un meilleur mode de rangement, de consignes spéciales d'utilisation ou d'un traitement de conservation-restauration - et il est donc important que de bons rapports existent entre les surveillants de salles et le public.

8. Agir avec soin lorsqu'on replace des documents dans leur conditionnement, qu'on les réempile ou les réenliasse. Les lecteurs sont rarement capables de remettre les archives en place avec autant de soin que le personnel en a mis à les conditionner. Il faut les encourager à demander de l'aide si besoin est et s'efforcer de faire des emballages aussi simples que possible. Dans certains cas, il sera indispensable d'utiliser du ruban et un emballage souple mais dans d'autres, comme par exemple lorsqu'une carte est montée sur onglet et roulée autour d'un cylindre en guise de protection, il est possible de l'envelopper intégralement dans un fourreau qu'il suffit alors de nouer. Les rubans qui tiennent le dos et les plats des livres lorsqu'ils se sont détachés doivent être remis en place, mais le personnel peut avoir à indiquer aux lecteurs à quoi ils servent. Il faut remettre les articles en place soigneusement et ne pas tenter de ranger les documents en forçant. Les papiers doivent être réempilés bien proprement et les cartons de maintien, s'il y en a, replacés de part et d'autre. Le conditionnement est une mesure de conservation en soi et la participation de tous les utilisateurs profite à l'ensemble du programme de conservation.

9. Se servir uniquement de crayons. Cette consigne devrait s'appliquer à tous les travaux effectués à l'intérieur du service d'archives dès l'instant qu'ils sont réalisés en présence de documents. Elle s'applique donc aux demandes de photocopies, aux notes prises en compulsant des ouvrages de référence ainsi qu'aux transcriptions et aux notes prises en consultant des documents. Les stylos à encre, à bille et stylos feutres, ainsi que les surligneurs, risquent de fuir et laissent tous des traces indélébiles sur le papier s'ils coulent accidentellement. Le crayon est l'instrument qui fait le moins de dégâts et le seul que l'on peut effacer de manière satisfaisante. Même l'utilisation d'une gomme douce ou d'une ardoise Veleda laisse quelques particules résiduelles dans les fibres du papier.

10. Ne jamais apposer de marques sur les documents ni y effacer quoi que ce soit. Les archives historiques ont une valeur historique ou juridique qui peut être compromise si des marques y sont apposées ultérieurement ou si quoi que ce soit en est effacé. Les archives courantes sont des témoins d'affaires contemporaines et il ne faut pas que l'on puisse avoir le moindre doute quant à leur authenticité. Même si un mot semble manifestement manquer au lecteur, il ne doit jamais l'ajouter; ou bien les lecteurs ultérieurs parviendront aux mêmes conclusions que lui ou bien ils disposeront de plus amples informations infirmant la première hypothèse. Les documents sales ne doivent jamais être nettoyés en salle de lecture; il faut demander l'aide des personnels compétents qui utiliseront des produits sans danger pour les documents.

11. Tailler les crayons loin des documents. Tailler les crayons ordinaires, une opération à laquelle il faut bien procéder de temps à autre, doit se faire à bonne distance des documents pour éviter les taches de graphite. Il paraîtrait raisonnable que le service d'archives se charge de fournir le matériel nécessaire pour éviter que les lecteurs ne soient tentés d'utiliser leurs propres taille-crayons. Les stylomines modernes au plomb ne posent pas le même problème.

12. Ne jamais calquer un document sans autorisation préalable. Il existe diverses méthodes pour calquer une carte et un plan, mais il n'y en a aucune qui soit totalement sans risque. Mieux vaut proposer au demandeur une bonne copie. Si la taille du document interdit la copie, il faut fournir au calqueur une feuille transparente rigide à placer entre l'original et le papier calque. Cette feuille doit être dans un matériau inerte comme le mélinex. Le calque doit être fait avec un crayon gras et le lecteur ne doit pas peser sur le document pendant qu'il décalque. Il faut appuyer le moins possible et s'il y a lieu de colorier certaines parties du calque, le faire au crayon après avoir éloigné le calque de l'original.

Lorsque l'autorisation de faire des reproductions de reliures par frottage est demandée, il faut surveiller spécialement l'opération pour veiller à ce que l'on n'appuie pas trop fort sur le cuir. Le volume doit être placé sur une table ou sur un établi, sur du tissu de qualité archive et complètement recouvert avec du papier poncif fin, mais solide; pour faire une empreinte du motif, il faut ensuite frotter la surface avec de la cire à déformer ou un crayon très gras (2 ou graphite). Eviter d'utiliser du papier trop fin.

Tout service d'archives devrait se réserver le droit de refuser la permission de faire un calque ou un poncé si le document original court un risque quelconque. La photocopie peut donner un meilleur résultat.

13. Ne jamais poser aucun papier sur les documents ni s'appuyer dessus pendant qu'on prend des notes. Confronté à un espace restreint et à des documents volumineux et peu maniables, les lecteurs sont souvent tentés d'utiliser les documents eux-mêmes pour y appuyer leur feuille de notes ou de s'appuyer sur la partie qu'ils ne sont pas en train de lire. Dans l'un et l'autre cas, le document d'archives subit une fatigue inutile et risque d'être endommagé; ces deux attitudes doivent donc être découragées.

14. Ne pas utiliser de copieuses ou scanneurs à main. On trouve sur le marché de petits appareils à main dont les publicités vantent la maniabilité pour faire des copies instantanées ou pour transférer des documents sur ordinateurs. Ils sont conçus pour reproduire sur des colonnes de journal ou des photographies et sont donc rarement adaptés à une utilisation aux archives. Us présentent toutefois l'avantage d'être bon marché et de n'imposer aucune attente. Us fonctionnent par pression ou sous fort éclairage. Leur utilisation devrait être interdite dans les services d'archives à cause des dégâts qu'ils sont susceptibles d'infliger aux documents. Il convient d'indiquer clairement que toutes les photocopies à partir d'originaux doivent être faites sous la responsabilité du service d'archives et par des opérateurs qualifiés qui savent ce qu'il faut faire. Sinon, on risque d'endommager l'original et d'être en infraction avec la législation sur le droit d'auteur.

15. Ne pas prendre de photos. Les photographies devraient, comme les photocopies, être faites sous la responsabilité du service d'archives. Les appareils photo devraient être interdits dans les salles de lecture, mais il est sans doute utile d'afficher cette interdiction, tout simplement parce que les lecteurs ne réalisent pas à quel point les éclairs de flash peuvent être néfastes pour les documents écrits. On est souvent tenté d'enfreindre le règlement s'il n'y a pas de service photographique sur place ou si ce service est lent et coûteux. Si tel est le cas, il est alors raisonnable de passer un accord avec un photographe privé notoirement expérimenté dans ce genre de travaux et susceptible de venir, à la demande, pour une prestation ponctuelle.

16. Ne jamais manger, boire ou fumer, à proximité des documents. L'interdiction de manger devrait également s'appliquer au chewing-gum et aux pastilles pour la gorge, ce qui est souvent difficile à faire respecter. Pour illustrer le danger couru par les documents, on peut indiquer quelles conséquences cela a pour ceux-ci le fait de tourner les pages avec des doigts collants ou de faire tomber des miettes dessus. Il est peut-être plus facile au personnel qu'aux lecteurs de se procurer de la nourriture et des boissons et il est important de ne pas faire de pause café ou déjeuner sur les bureaux où se trouvent étalés des documents. Les liquides constituent un danger particulier étant donné qu'ils sont susceptibles de dissoudre certaines encres modernes et d'endommager sérieusement le parchemin. Fumer constitue à la fois un risque d'incendie et un risque pour la santé, et ne devrait jamais être permis dans les archives, sauf dans certaines zones spécifiques, éloignées des documents. Des traces de cendres et des brûlures de cigarettes sur le papier peuvent constituer un témoignage des habitudes de l'auteur, mais il faut absolument éviter d'en faire d'autres par la suite. La preuve ayant été apportée des dangers de la fumée les fumeurs passifs, il est permis de penser que l'opinion publique pourrait être favorable à une interdiction absolue de fumer dans les services d'archives et les bibliothèques.

17. Ne pas se servir d'instruments tranchants à proximité des documents. On a trouvé des ciseaux, cutters, lames de rasoir, scalpels, agrafeuses et canifs oubliés dans des salles de lecture, ce qui donne une idée des activités de leurs propriétaires. Il n'est pas possible de fouiller chaque lecteur à l'arrivée pour vérifier qu'il n'apporte pas d'instrument coupant, mais il faut indiquer clairement que leur utilisation est interdite à l'intérieur des archives. Les photocopies doivent être découpées en dehors des locaux, les lecteurs doivent attendre d'être chez eux pour agrafer ce qui doit l'être et ils doivent utiliser les taille-crayons officiellement mis à leur disposition, et non des canifs. Le personnel doit être informé que ces instruments de bureau ne peuvent être utilisés qu'à bonne distance des originaux.

18. Ne pas utiliser de colle forte, de ruban adhésif ou de liquide correcteur à proximité des documents. Les dangers de la colle forte et de la colle de pâte pour les originaux sont évidents, mais l'on est tenté d'utiliser l'une ou l'autre ou du ruban adhésif pour réunir des notes ou pour réparer des index déchirés. Dans le cas de la colle forte et de pâte, les composants des produits vendus dans le commerce ne sont pas toujours connus et des problèmes irréversibles peuvent se poser en cas d'accident. Avec le ruban adhésif, le danger de faire une tâche indélébile sur un document est très réel, sans parler de celui d'arracher le texte lorsqu'on tente d'enlever le ruban. Le liquide correcteur est également difficile, pour ne pas dire impossible, à enlever.

4.5.3 Films vidéo et expositions

Les films vidéo. On peut faire comprendre aux lecteurs la nécessité de manipuler avec soin les documents et le coût élevé des travaux de conservation en leur passant des films vidéo. Ce moyen permet de montrer la bonne façon de faire et est donc particulièrement utile. Un certain nombre de cassettes vidéo sont en vente dans le commerce aussi bien au Royaume-Uni qu'aux Etats-Unis; pour tous renseignements, s'adresser au National Preservation Office de la British Library et au National Preservation Office de la Library of Congress.

Les expositions. Des expositions de photos, accompagnées de brèves explications, peuvent constituer un moyen moins onéreux d'informer le public sur la bonne manière de manipuler le document. Si elles comportent aussi des photographies de travaux de conservation compliqués et, par conséquent, coûteux, elles peuvent constituer une opération de relations publiques bien faite pour encourager les usagers à se comporter de manière responsable.

4.6 Application du règlement

Chaque service d'archives aura selon sa taille et ses ressources plus ou moins de possibilités d'adopter un règlement et de l'expliquer. Quant à la rigueur avec laquelle il sera appliqué, elle dépendra du nombre de personnes disponibles pour surveiller non seulement les salles de lecture, mais également les zones des bâtiments accessibles au public. Veiller à ce que le personnel observe lui aussi les consignes est tout aussi important, mais plus difficile à garantir; être respectueux des règles une responsabilité qui incombe à chacun.

Les lecteurs. Le moment le plus favorable pour leur présenter un code de bonne conduite est celui où on leur délivre leur carte de lecteur. Peu de services d'archives admettent des visiteurs occasionnels autrement que pour jeter un simple coup d'oeil et le comptoir d'inscription est l'endroit approprié pour présenter le règlement. On peut, selon les cas, s'en voir simplement remettre une copie, être prié de le lire ou prié de le lire à haute voix. Cette dernière méthode est probablement la plus efficace, mais elle demande également du temps. Pour insister davantage, on peut inviter les lecteurs à regarder un film vidéo présentant les archives, qui ne se contente pas d'expliquer le fonctionnement de l'établissement mais donne aussi quelques exemples utiles sur l'art de manipuler les documents. Après cette présentation initiale du règlement, on peut revenir sur le sujet dans la salle de lecture, où les employés rappelleront certaines règles tout en fournissant des explications sur la création des documents.

Il appartient à chaque service d'archives de déterminer les sanctions à prendre en cas de non-respect du règlement. Si des objets non autorisés sont introduits dans les salles de lecture, il suffit souvent de les confisquer jusqu'au départ du lecteur. Les récidivistes devraient être reçus par un haut responsable du service et informés de la gravité de telles infractions.

Le personnel. Tous les membres du personnel devraient le jour de leur arrivée prendre connaissance du règlement et se voir expliquer pourquoi il convient de l'appliquer. Il est important de ne pas reporter une initiation aussi essentielle à des sessions de formation ultérieures, car les bonnes méthodes doivent être inculquées dés le départ. Il est impératif que ceux qui travaillent dans les zones ouvertes au public comprennent les raisons pour lesquelles les règles ont été édictées de façon à pouvoir répondre aux questions que certains lecteurs sont susceptibles de poser à ce sujet. Les règles doivent être strictement observées, aussi bien dans les zones réservées au personnel que dans les salles de lecture; les erreurs de manipulation du personnel causent davantage de dégâts aux documents d'archives que celles des lecteurs. Ce sont initialement les chefs de service qui doivent se charger de la surveillance, mais tous les membres du personnel devraient être à l'affût des pratiques laxistes. Il est particulièrement important que le personnel d'encadrement observe les règles au vu et au su du personnel subalterne. Là encore, il appartient à chaque service d'archives de déterminer les sanctions à infliger au personnel en cas d'infraction.