1.1 Les documents d'archives sont en situation dangereuse parce qu'ils sont irremplaçables et qu'ils sont manipulés par le grand public. Ils diffèrent en cela des ouvrages de bibliothèque et des pièces de musée qui sont ou mis entre les mains des lecteurs ou irremplaçables mais pas aux deux à la fois.

1.2 De plus, les matériaux dont les archives sont faites sont d'usage courant. On jette du papier tous les jours, on peut effacer le crayon et faire disparaître ou les textes dactylographiés avec du correcteur liquide. C'est pourquoi les papiers, les photo graphies et les documents audiovisuels modernes peuvent sembler détenir une moindre valeur historique que ceux auxquels leur ancienneté confère une certaine dignité.

1.3 La prolifération des services d'archives accessibles au grand public après la guerre a permis à un éventail d'utilisateurs beaucoup plus large qu'auparavant d'exploiter ces documents. L'image de l'amateur de vieux grimoires jalousement penché sur des documents auxquels lui seul avait accès appartient au passé; les historiens professionnels et les universitaires ne sont plus les seuls à consulter des sources archivistiques, elles sont également compulsées par des passionnés d'histoire familiale ou locale, des étudiants, des élèves, des journalistes, des économistes et de simples curieux. L'accroissement de la demande a conduit tous les conservateurs à réclamer un accroissement des ressources, mais celles-ci sont coûteuses en termes de personnel et de stockage et rarement considérées comme une priorité.

1.4 La multiplication des consultations entraîne toutefois une usure supplémentaire et regrettable des documents d'archives qui, en cette fin du XXe siècle, sont déjà en péril pour de nombreuses raisons pendant que, simultanément, le coût des techniques traditionnelles de sauvegarde monte en flèche. On met donc l'accent sur les techniques préventives de conservation parmi lesquelles une des principales et des plus rentables est la manipulation correcte des documents.

1.5 Les techniques de manipulation à employer varient avec les documents. Une pièce d'archives peut se présenter sous toutes sortes de formes - feuillet à plat, rouleau, grand format, petit format - et être soigneusement rangée à part ou jointe à d'autres documents. Par contre, les chemises sont souvent trop remplies et peuvent contenir des documents divers qui ne sont pas suffisamment bien retenus. La manipulation des cartes et plans peut poser des problèmes particuliers du fait de leurs dimensions, tandis que les volumes, souvent épais, peuvent avoir une reliure incomplète et sont souvent endommagés en raison des efforts auxquels sont soumis les mors. Les archives textiles peuvent être des échantillons en très mauvais état collés dans des catalogues ou des vêtements entiers. Les photographies, qui sont parfois placées dans des albums faits d'un support de médiocre qualité, mais aussi souvent stockées en vrac, risquent particulièrement de souffrir des manipulations. Les documents audiovisuels et informatiques, qui sont d'une trompeuse solidité apparente, sont particulièrement maltraités lors des consultations.

1.6 Parmi les solutions pratiques adoptées par les bibliothèques et les archives, citons la fourniture de matériel spécialisé, par exemple des boîtes dans lesquelles les documents sont présentés aux lecteurs, des présentoirs roulants à étagères inclinées pour les livres, des chariots à cartes et des supports pour les articles de grandes dimensions, coussins et berceaux sur lesquels appuyer les volumes, des chaînettes ou des poids recouverts d'un habillage pour tenir les pages ouvertes ou empêcher les articles de s'enrouler et des feuilles transparentes pour protéger les cartes et les plans que les lecteurs souhaitent décalquer. Pour indiquer aux lecteurs comment manipuler correctement les documents, on peut établir un règlement des salles de lecture à remettre aux lecteurs en même temps que leur carte d'accès, apposer des affichettes sur les tables, distribuer des brochures d'information ou montrer des cassettes vidéo sur ce sujet. Il faudra de toute manière donner des instructions sur la façon de déplacer et de lire les ouvrages ainsi que sur celle de décalquer et de copier (si cela est autorisé). Le service d'archives se réservera en tout état de cause le droit de refuser l'autorisation d'accomplir l'une quelconque de ces opérations. La meilleure manière de convaincre les lecteurs de faire attention est probablement que le personnel donne le bon exemple.

1.7 Une formation concernant le soin des documents doit être automatiquement impartie à toute personne nouvellement embauchée, des sessions obligatoires de recyclage étant prévues pour le personnel déjà en place, pour les agents chargés des déplacements et des réintégrations en rayons, certes, mais également pour les archivistes qui travaillent sur les documents, les personnels de reprographie et toutes les personnes qui ont l'occasion de manipuler les documents d'archives. L'obligation doit être générale. Le laxisme au plus haut niveau sera copié aux échelons inférieurs et il ne faut pas que le personnel subalterne ait le sentiment d'être soumis à une réglementation spéciale. Des règles fondamentales doivent notamment être établies pour le charge ment des chariots, le transport, la lecture, la copie, le prêt et l'exposition des documents.

Compte tenu de l'importance d'une manipulation correcte tant pour la rentabilité actuelle des services que pour la conservation future des documents d'archives, la question mérite qu'on lui accorde quelque attention.