Exemples de... règlement intérieur du conseil, des comités et de l'assemblée générale

1. Election du président du conseil

Dès l'ouverture de la session du conseil qui suit les élections annuelles, le conseil élit son président. Le président de l'association, ou en son absence le trésorier, prend la présidence pendant l'élection du président. Les candidatures sont présentées par écrit et remises au président provisoire, qui donne lecture de la liste des candidats. Les membres inscrivent le nom du candidat de leur choix sur un bulletin. Les bulletins sont recueillis et comptés. Le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix est proclamé élu. En cas de partage égal des voix, il est procédé à un autre scrutin entre les candidats ayant recueilli le même nombre de suffrages et les membres indiquent de nouveau le nom du candidat de leur choix sur un bulletin. S'il y a encore partage égal des voix, la voix du président provisoire est prépondérante.

2. Présidents

2.1 Si le président du conseil est absent aux séances du conseil, le trésorier prend la présidence. Si le président et le trésorier sont l'un et l'autre absents, il est procédé à l'élection d'un président de séance.

2.2 A l'assemblée générale, la présidence est assurée par le président de l'association ou, s'il est absent, par le président du conseil. Si le président de l'association et le président du conseil sont l'un et l'autre absents, il est procédé à l'élection d'un président de séance.

2.3 Le conseil élit le président du comité exécutif par correspondance. Les candidatures sont présentées par écrit et adressées au secrétaire, qui distribue les bulletins de vote. Le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix est proclamé élu. En cas de partage égal des voix, il est procédé à un autre scrutin entre les candidats ayant recueilli le même nombre de suffrages. S'il y a encore partage égal des voix, la voix du trésorier de l'exercice pour lequel le poste de président du comité exécutif est à pourvoir est prépondérante.

2.4 Le conseil élit le président de chaque comité permanent au premier tour de scrutin delon les modalités prévues au paragraphe 2.3. Tout membre d'un sous-comité ou d'un comité spécial peut être désigné comme président d'un comité permanent. Si le président d'un comité est absent, tout membre présent de ce comité peut être désigné pour prendre la présidence pendant la séance. Le président d'un comité permanent est membre d'office de tous les sous-comités de ce comité permanent.

3. Membres

Le terme "membre" désigne, au sens du présent règlement :

3.1 toute personne dûment élue au conseil ou à l'un des comités ou toute personne y siégeant d'office;

3.2 les personnes ayant qualité pour participer aux débats et voter à l'assemblée générale.

4. Quorum

4.1 Aux séances du Conseil, le quorum est constitué par 15 membres, ne comprenant ni le président ni les membres du bureau.

4.2 A la session annuelle de l'assemblée générale, le quorum est constitué par 50 membres de l'association et à une session extraordinaire, par 20 membres.

4.3 Aux séances de tout comité, sous-comité ou comité spécial de l'association, le quorum est constitué d'un tiers des membres de ce comité, sous-comité ou comité spécial, le minimum étant de trois membres, sauf au comité exécutif où il est de cinq membres.

5. Protocole

Les membres se lèvent pour prendre la parole et s'adressent à la présidence. Quand le président se lève ou prend la parole, si un membre a la parole ou la demande il se rasseoit et le président est entendu sans être interrompu.

6. Pertinence des interventions

Un membre qui a la parole doit strictement limiter son intervention à la question en discussion, à une motion d'ordre ou à une explication.

7. Discipline

Le président rappelle à l'ordre un membre qui sort du sujet, se répète, tient des propos inconvenants, fait un procès d'intention ou enfreint le règlement d'une autre manière. Le président peut ordonner à ce membre de se taire. Il peut aussi lui ordonner de quitter la séance. La décision du président concernant les motions d'ordre, les questions soulevées au cours du débat ou la recevabilité d'une explication est définitive et ne peut donner lieu à discussion.

8. Droit de parole

A moins d'y être autorisé par le président, aucun membre ne peut prendre la parole plus d'une fois sur un même sujet mais un membre peut appuyer formellement une proposition en se réservant le droit de prendre la parole à un stade ultérieur du débat. Qu'il ait déjà pris la parole ou non sur la question en discussion, un membre peut demander à présenter une motion d'ordre ou une explication. Il a alors le droit d'être entendu immédiatement. Le temps de parole sur une proposition ou un amendement ne dépasse pas 10 minutes, à moins que le conseil ne l'autorise.

9. Droit de réponse

Nonobstant les dispositions de l'article 8, l'auteur d'une proposition peut exercer son droit de réponse à l'issue du débat relatif à cette proposition. Si des amendements ont été proposés, il a le droit de répondre sur chaque amendement. Il se borne strictement à répondre aux intervenants précédents et ne soulève aucun point nouveau. La question est ensuite mise aux voix immédiatement. Le droit de réponse n'est accordé à l'auteur d'un amendement que lorsque cet amendement est devenu une proposition de fond et qu'il a été présenté un autre amendement ou d'autres amendements à cette proposition.

10. Observations sur les procès-verbaux

Un membre peut, si le président l'y autorise, faire des observations sur le procès-verbal de la réunion précédente, mais son temps de parole est limité à cinq minutes.

11. Présentation de propositions

(i) Aucune proposition n'est examinée ou ne fait l'objet d'un vote si elle n'a pas été dûment présentée et appuyée. Une proposition de la présidence ne doit pas nécessairement être appuyée.

(ii) Le président ou tout membre d'un comité peut demander qu'une proposition soit présentée par écrit avant d'être mise aux vo ix.

(iii) Les membres peuvent demander un complément d'information ou des éclaircissements sur toute question en discussion pendant une séance mais ils informent le secrétariat de leur intention si possible avant la séance pour que les renseignements voulus puissent leur être fournis.

12. Retrait des propositions

Une proposition peut être retirée par son auteur avec l'assentiment du membre qui l'a appuyée. Le président du comité ou un autre membre chargé d'établir un rapport peut, avec le consentement des participants, retirer un paragraphe ou une recommandation figurant dans le rapport.

13. Absence de l'auteur d'une proposition

Une question dont l'inscription à l'ordre du jour a été demandée n'est pas examinée en l'absence de l'auteur de la proposition à moins que ce dernier n'ait donné pouvoir par écrit à un autre membre pour le représenter.

14. Notification des propositions

14.1 Les propositions d'inscription à l'ordre du jour du conseil sont remises au secrétaire par écrit et signées par l'auteur. Une proposition n'est inscrite à l'ordre du jour que si elle a été reçue 21 jours avant la date de la réunion.

14.2 Seules sont examinées par l'Assemblée générale les propositions qui ont été notifiées dans les délais prescrits (c'est-à-dire deux mois avant la session annuelle et un mois avant une session extraordinaire).

15. Rapports ou procès-verbaux des comités

Il n'est pas nécessaire de proposer à l'avance par écrit l'adoption des rapports ou des procès-verbaux des comités, qui sont soumis à l'approbation du Conseil par le président du comité intéressé ou par un autre membre chargé de les établir, dans l'ordre prévu par l'ordre du jour. Un membre peut formuler une réserve au sujet d'un paragraphe contenu dans un rapport ou un procès-verbal lors de son examen, mais aucun amendement ne peut être présenté. Après qu'il a été proposé d'adopter le rapport ou le procès-verbal, les paragraphes faisant l'objet de réserves sont examinés dans l'ordre où ces réserves ont été formulées. Le président invite ensuite le Conseil à se prononcer.

16. Vote

16.1 Aux séances du Conseil, le vote a lieu à main levée. Lorsque six membres en font la demande en se levant, il est procédé à un scrutin ou un vote enregistré. En cas de partage égal des voix, le président a droit à une seconde voix ou sa voix est prépondérante. Le nombre de voix pour et contre une proposition ou un amendement est consigné au procès-verbal s'il en est fait la demande.

16.2 Aux sessions de l'assemblée générale, le vote a lieu à main levée. Si un quart des membres présents le demandent, en se levant après qu'un vote a eu lieu sur une proposition mais avant que le point suivant de l'ordre du jour n'ai été abordé, le président peut décider que la proposition fera l'objet d'un vote par correspondance.

16.3 Aux séances des comités, le vote a lieu à main levée et, en cas de partage égal des voix, le président a droit à une seconde voix ou sa voix est prépondérante.

17. Motions de procédure

Au cours de l'examen d'une proposition, seules sont admises les motions de procédure tendant à:

(i) modifier la proposition;
(ii) renvoyer une recommandation soumise par un comité;
(iii) ajourner l'examen de la question;
(iv) passer à l'examen du point suivant;
(v) mettre immédiatement la question aux voix;
(vi) ajourner immédiatement la séance.

18. Amendements aux propositions

(i) Un amendement doit se rapporter à la proposition visée et ne pas en constituer la négation absolue. Le président juge de sa recevabilité.

(ii) Les amendements sont remis par écrit au président. Ils sont examinés dans l'ordre où ils ont été reçus.

(iii) Le président donne lecture de l'amendement avant que l'auteur ne le présente et aucun amendement n'est examiné ou mis aux voix s'il n'a pas été appuyé.

(iv) Un amendement peut être retiré par son auteur avec l'assentiment du membre qui l'a appuyé.

(v) Aucun membre ne prend la parole plus d'une fois sur un amende ment mais un membre peut appuyer formellement un amendement en se réservant le droit de prendre la parole à un stade ultérieur du débat. Le droit de réponse est accordé seulement à l'auteur de la proposition initiale et pas à l'auteur d'un amendement, sauf dans le cas prévu à l'article 9.

(vi) Si un amendement est adopté, la proposition initiale telle qu'elle a été modifiée devient la proposition de fond, à laquelle un autre amendement peut être présenté. Lorsqu'un amendement est présenté, le débat cesse de porter sur la proposition initiale et est centré sur l'amendement : si l'amendement est rejeté, la discussion, l'exercice du droit de réponse et le vote reprennent sur la proposition initiale.

(vii) Un amendement à un amendement peut être jugé recevable par le président - l'article 18 (vi) (supra) est alors applicable et le second amendement est examiné en priorité. Toutefois, si le président estime que cela risque de semer la confusion, il peut décider de mettre aux voix d'abord le premier amendement et ensuite, séparément, le second.

19. Renvoi

Aux séances du conseil :

(i) lorsqu'une recommandation d'un comité est en cours d'examen,
une proposition tendant à la renvoyer au comité peut être présentée sous l'une des formes suivantes:

(a) il est proposé que la recommandation soit renvoyée au comité;

(b) il est proposé que la recommandation soit renvoyée au comité pour examen plus approfondi et rapport;

(c) il est proposé que la recommandation soit renvoyée au comité avec des instructions... La proposition (c) est soumise par écrit;

(ii) la proposition de renvoi peut être formulée à tout moment après que l'adoption du rapport a été proposée et appuyée, et elle a priorité sur un amendement;

(iii) la proposition doit être appuyée et l'auteur n'a pas le droit de réponse;

(iv) il peut être présenté des amendements à la proposition mais non un amendement tendant à supprimer les termes demandant le renvoi;

(v) un membre qui a présenté ou appuyé une proposition de renvoi rejetée a le droit de présenter un amendement se rapportant à la question principale à condition qu'il n'ait pas déjà pris
la parole sur cette question;

(vi) si une proposition de renvoi est rejetée, une seconde proposition ayant le même objet ne peut être formulée au sujet de la
même recommandation.

20. Ajournement du débat

(i) Un membre peut, à la fin de l'intervention d'un autre membre, proposer que l'examen de la question en discussion soit renvoyé à une date déterminée ou sine die. La motion doit être appuyée mais ne doit pas nécessairement être présentée par écrit.

(ii) L'auteur et le membre qui appuie la motion ne prennent la parole que pour présenter et appuyer formellement la motion mais l'auteur de la proposition initiale peut exercer son droit de réponse avant que la motion ne soit mise aux voix.

(iii) Il peut être présenté un amendement tendant à modifier la durée de l'ajournement. Quand aucun délai n'est fixé, la question dont la discussion a été ajournée est inscrite à l'ordre du jour de la réunion suivante.

(iv) Un membre ne peut présenter ou appuyer qu'une seule motion d'ajournement sur la même question.

(v) Si la motion est rejetée, la discussion continue sur la proposition initiale ou de fond ou sur un amendement.

21. Examen du point suivant

(i) Un membre peut, à la fin de l'intervention d'un autre membre, proposer, à moins que le président n'en décide autrement, que l'on passe à l'examen du point suivant.

(ii) La motion ne doit pas nécessairement être présentée par écrit et, si elle est appuyée, elle est mise aux voix sans être discutée.

(iii) L'auteur et le membre qui appuie la motion ne prennent la parole que pour présenter et appuyer formellement la motion, qui ne peut faire l'objet d'aucun amendement.

(iv) Si la motion est adoptée, la question en discussion cesse d'être débattue.

(v) Un membre ne peut présenter ou appuyer qu'une seule motion tendant à passer à l'examen du point suivant au cours du débat sur une même question.

(vi) Si la motion est rejetée, la discussion continue sur la proposition initiale ou de fond ou sur un amendement.

22. Clôture du débat

(i) Un membre peut, à la fin de l'intervention d'un autre membre, proposer, à moins que le président n'en décide autrement, que la question en discussion soit immédiatement mise aux voix.

(ii) La motion ne doit pas nécessairement être présentée par écrit et, si elle est appuyée, elle est mise aux voix sans être discutée.

(iii) L'auteur et le membre qui appuie la motion ne prennent la parole que pour représenter et appuyer formellement la motion, qui ne peut faire l'objet d'aucun amendement.

(iv) Si la motion est adoptée, la proposition ou l'amendement en discussion est immédiatement mis aux voix, à moins que l'auteur de la proposition initiale ne désire exercer son droit de réponse.

(v) Un membre ne peut présenter ou appuyer qu'une seule motion de clôture au cours du débat sur une même question.

(vi) Si la motion est rejetée, la discussion continue sur la proposition initiale ou de fond ou sur un amendement.

23. Ajournement de la séance

(i) Un membre peut, à la fin de l'intervention d'un autre membre, proposer, à moins que le président n'en décide autrement, l'ajournement immédiat de la séance.

(ii) La motion ne doit pas nécessairement être présentée par écrit et, si elle est appuyée, elle est mise aux voix sans être discutée

(iii) L'auteur et le membre qui appuie la motion ne prennent la parole que pour présenter et appuyer formellement la motion, qui ne peut faire l'objet d'aucun amendement.

(iv) Si la motion est adoptée, le président fixe l'heure de la reprise de la séance.

(v) Un membre ne peut présenter ou appuyer qu'une seule motion d'ajournement au cours d'une même séance.

(vi) Si la motion est rejetée, la discussion continue sur la proposition initiale ou de fond ou sur un amendement.

24. Distribution du règlement intérieur

Un exemplaire du présent règlement est adressé par le secrétaire à chaque membre du conseil après son élection, ainsi qu'au secrétaire de chaque groupe ou secteur de l'association. Le règlement intérieur est reproduit dans l'annuaire de l'association.

25. Amendements au règlement intérieur

Le présent règlement peut être modifié par décision du Conseil prise à la majorité des membres présents et votants, à condition que la proposition de modification ait été préalablement inscrite à l'ordre du Jour.

26. Suspension de l'application du règlement intérieur

Un membre peut présenter ou appuyer une proposition tendant à suspendre temporairement l'application de l'un des articles du présent règlement pour être adoptée. La proposition doit recueillir la majorité des deux tiers des membres présents et votants.

Index du règlement intérieur du conseil, des comités et de l'assemblée générale

Absence de l'auteur d'une proposition 13
Ajournement de la séance 23
Ajournement du débat 20
Amendements au règlement intérieur 25
Amendements aux propositions 18
Clôture du débat 22
Discipline 7
Distribution du règlement intérieur 24
Droit de parole 8
Droit de réponse 9
Election du président du conseil 1
Examen du point suivant 21
Membres 3
Motions de procédure 17
Notification des propositions 14
Observations sur les procès-verbaux 10
Pertinence des interventions 6
Présentation de propositions 11
Président du comité exécutif 2
Présidents 2
Protocole 5
Quorum 4
Rapport ou procès-verbaux des comités 15
Renvoi 19
Retrait d'une proposition 12
Suspension de l'application du règlement intérieur 26
Vote 16