L'établissement d'un nouveau questionnaire s'imposait donc afin que les diverses personnes responsables des visites puissent travailler selon le même schéma. Précisons immédiatement que ce questionnaire ne constituait a priori qu'un cadre général et que, en fonction des réalités rencontrées sur place, Il pouvait être modifié.

Le cadre général présenté ici s'applique tout d'abord à la visite d'une Institution archivistique; il est conçu sous la forme de questions à poser à la Direction ou aux membres qualifiés du personnel. Il reste ouvert à tout ajout.

Le même questionnaire, amputé de l'une ou l'autre question sans objet en la matière, a été utilisé pour la visite des Administrations publiques créatrices d'archives Informatiques.

Questionnaire :

5.1. La loi des Archives

5.1.1. La loi des Archives concerne-t-elle les documents informatiques produits par les Administrations?

5.1.2. Si oui, dans quelle mesure: définition Implicite ou explicite de ce type de documents, conditions de conservation, délai de versement aux Archives, protection de la vie privée, etc.

5.1.3. Si non, y-a-t-il des perspectives d'amendement ou des propositions déjà faites pour y Introduire la notion d'archives informatiques?

5.2. Le matériel Informatique aux Archives

5.2.1. Y-a-t-il déjà du matériel informatique (hardware) aux Archives?

5.2.2. Si oui, description et possibilités techniques de ce matériel?

5 2.3. Si oui, description des applications en cours et des projets à réaliser.

5.2.4. Si oui, ce matériel est-il capable d'assurer les services de conservation et de maintenance d'archives informatiques?

5.2.5. Si non, les Archives utilisent-elles du matériel d'une autre institution? Dans l'affirmative, donner une description de ce matériel et des applications en cours; s'assurer si ce matériel est capable de gérer la conservation d'archives informatiques.

5.2.6. Si non, y-a-t-il un projet d'équipement propre ou partagé et de quelle nature serait cet équipement?

5.3. Le personnel

5.3.1. Y-a-t-il du personnel qualifié pour les travaux Informatiques?

5.3.2. Si oui, de quel niveau de qualification est-il? Quel est le nombre de personnes chargées de ce service?

5.3.3. Si non, quelles sont les possibilités de formation sur place ou à l'étranger? Y-a-t-il des possibilités de recrutement de spécialistes sur place?

5.4. Les locaux

5.4.1. Existe-t-il des locaux réservés aux travaux informatiques? Si oui en donner la description?

5.4.2. Si du matériel informatique existe aux Archives, les locaux où il se trouve sont-ils adéquats? Si non, quelles sont les améliorations qu'on pourrait y apporter et à quel prix (conditions tropicales, etc.)?

5.4.3. Si les locaux existent, sont-ils aussi aptes à la conservation de documents Informatiques? Dans la négative, quelles sont les améliorations et transformations à effectuer et à quel prix?

5.4.4. Si ces locaux n'existent-pas, y-a-t-il des possibilités d'aménagement? A quel prix?

5.4.5. Si ces locaux n'existent pas, y-a-t-il des possibilités de conservation ailleurs: Instituts universitaires, Centres nationaux d'informatique. firmes de services, etc.?

5.5. Méthodologie d'évaluation et d'archivage

5.5.1. Existe-t-il une méthodologie d'évaluation et d'archivage des archives informatiques?

5.5.2. Si oui, quel en est le contenu: grandes lignes?

5.5.3. Si non, comment peut-on envisager d'en créer une?

5.5.4. Y-a-t-il un personnel spécialisé pour procéder à l'évaluation et à l'archivage des archives Informatiques?

5.5.5. Si oui, quel est son degré de formation?

5.5.6. Si non. quelles sont les perspectives de formation?

5.6. La production de documents Informatiques

5.6.1. Quelle est la production globale de documents informatiques dans le pays? Est-il possible d'en ventiler le nombre par types d'administrations, de documents, etc.

5.6.2. Quel est la nature des documents informatiques: textuels, statistiques, etc.?

5.6.3. Quelle est la nature des supports d'information utilisés pour les documents informatiques? Donner des précisions d'une manière synthétique.

5.6.4. Existe-t-il un relevé "général" du nombre et de la nature des "fichiers"?

5.6.5. Quel est, en fonction de la méthodologie d'évaluation éventuellement existante, le pourcentage prévisible de documents à archiver pour une conservation définitive?

5.6.6. Quelles sont les prévisions d'accroissement?

5.7. Méthodologie de conservation et règles de consultations

Ce point ne nécessitait pas a priori de longs développements. Les contacts à prendre sur place devaient amener les précisions voulues.

5.8. Motivation de la Direction et du personnel à l'égard de ces problèmes.

Il s'agissait ici tout au long des conversations avec les personnes rencontrées d'évaluer l'intérêt qu'elles portaient à l'ensemble des problèmes: évaluation, transfert et conservation satisfaire des archives informatiques.

5.9. Besoins éventuels à satisfaire

5.9.1. Besoins en matériel

5.9.2. Besoins en logiciel

5.9.3. Besoins en matière de formation: personnel et méthodologie

5.9.4. Besoins en "conseil" ou "encadrement"

5.10. Position de l'Administrations d'archives à l'égard de l'éventualité d'un projet-pilote.

Question informelle qui ne devait pas être posée comme telle et dont les éléments de réponse devaient apparaître tout au long des discussions. Cette question ne fait pas double emploi avec la question 5.8.

Ce même questionaire devait servir de ligne de conduite lors des visites à rendre dans les Administrations publiques en retirant, bien entendu, ce qui est spécifique à une administration archivistique.

On verra par la suite qu'il ne fut pas toujours possible d'obtenir toutes les réponses à toutes les questions et que d'autres points furent soulevés au cours des réunions de travail. En résumé, il semble bien qu'on ait pu valider ce questionnaire au cours de chaque visite.