4.1 Stockage

4.1.1 Locaux. Le mieux que puisse faire l'archiviste pour prolonger la vie des archives est de leur assurer de bonnes conditions de stockage. Il leur faut des magasins sûrs où l'atmosphère puisse être stabilisée soit du fait du principe constructif adopté, soit par des moyens artificiels (chauffage, déshumidificateurs ou même climatisation générale), où une bonne circulation de l'air soit assurée pour empêcher l'apparition des moisissures, où l'air soit filtré pour que la pollution et la poussière ne puissent pas pénétrer, où l'intensité de l'éclairement soit réduite (par exemple au moyen de stores venant tamiser la lumière naturelle), où les incendies puissent être immédiatement détectés et maîtrisés et où les risques d'incendies et de dégâts par les eaux et les tempêtes soient réduits au minimum. Autant que faire se peut, il faut maintenir aussi bas que possible la température (entre 15 et 22°C) et le degré d'humidité relative (entre 35 % et 65 %, de préférence en dessous de 55 %). Les variations à l'intérieur de ces fourchettes doivent être réduites au minimum si elles ne peuvent être évitées (8, 11, 16, 28, 33, 62, 75). La résistance des planchers doit être suffisante pour soutenir une pleine charge de documents.

4.1.2 Installations de stockage. Les installations de stockage doivent être suffisamment solides pour résister au poids des documents. Les rayonnages doivent avoir les dimensions voulues pour qu'on puisse les y loger. Ils doivent être chimiquement inertes (anticorrosion) et incombustibles (par exemple, métal et non pas bois, surfaces en émail cuit au four entièrement et soigneusement traitées et non pas peintes). Un espace suffisant (15 cm) doit être laissé libre entre le sol et les rayonnages afin d'éviter les dommages que pourraient causer des petites inondations et un espace analogue doit être ménagé au-dessus du contenu de l'étagère supérieure de manière à ce que l'air puisse circuler librement. L'utilisation de rayonnages mobiles (système compactes) ne devrait pas être envisagée si la ventilation et la circulation de l'air posent un problème (28, 33).

4.1.3 Conditionnements. Il a été démontré que l'utilisation de cartons et de chemises non acides pour les papiers non reliés et les dossiers ainsi que de boîtes pour les volumes reliés prolongeait la vie des documents et devait être sérieusement envisagée. Ces conditionnements offrent un bon niveau de protection contre le feu, les dégâts par l'eau, la lumière, les moisissures et animaux nuisibles, la pollution et les variations atmosphériques dans les dépôts. Si l'on ne dispose pas de boîtes non acides, l'entreposage en boîtes pourra néanmoins assurer une protection à condition de placer les documents dans du papier ou dans des chemises non acides afin de les protéger contre la migration de l'acidité.

4.2 Bon entretien

4.2.1 Nettoyage. Le dépoussiérage et le nettoyage des documents et de leurs conditionnements au moment de leur réception dans les dépôts d'archives, ainsi qu'un nettoyage régulier, de préférence annuel, par la suite, contribueront à éliminer la poussière des magasins. Le nettoyage des documents à l'aide de produits chimiques ou leur blanchiment doit être exclusivement du ressort du personnel technique spécialisé. Les documents seront toujours testés avec précaution avant toute application de produits chimiques afin de s'assurer que ces derniers ne sont pas nocifs.

4.2.2 Suppression des objets nocifs. Les objets métalliques susceptibles de se corroder comme les agrafes. Les épingles et 'les trombones doivent être enlevés. En ce qui concerne les dossiers qui sont maintenus par des cordelettes à "ferrets" (cordelettes se terminant par des bouts solides, qui passent au travers du contenu des dossiers et les maintiennent attachés à la couverture), il convient de remplacer tous les ferrets susceptibles de se corroder par des ferrets en matière plastique. Les dossiers conservés dans des reliures à: tiges en matière susceptible de se corroder doivent en être retirés et être placés dans des reliures neuves à tiges en matière inèrte. Les éléments chimiquement actifs qui posent un problème pour les archives (par exemple, photographies, couvertures de dossiers acides) doivent être enlevés et entreposés à part, dans des pochettes en polyester inerte. L'enlèvement des rubans adhésifs, qui nécessite l'emploi de solvants, ne doit pas être effectué par du personnel n'appartenant pas au service de conservation-restauration.

4.2.3 Mise à plat. Les feuilles de papier pliées doivent être dépliées et mises à plat sous-presse à sec ou après humidification. Dans ce dernier cas, on les place entre deux cartons non acides, après avoir intercalé entre chacune des feuilles de papier buvard de couleur blanche. La mise à plat ne doit jamais se faire par application directe d'un fer à repasser ordinaire.

4.2.4 Conditionnement des archives. Le reconditionnement se fera impérativement dans des emballages non acides. La conservation dans des boîtes, comme indiqué sous 4.1.3 ci-dessus, est la meilleure méthode de conditionnement mais, lorsque cela n'est pas possible, on pourra placer les archives dans des chemises cartonnées ou des papiers pour liasses non acides maintenus par une large bande de coton écru (ni ficelle ni cordelette).

4.2.5 Manipulation. On instituera des règles de manipulation correcte qu'on fera respecter par le personnel et les lecteurs. On prévoira notamment:

(a) le transport sur des chariots qui maintiennent convenablement les documents et qui soient faciles à manoeuvrer;

(b) l'interdiction d'empiler les documents sur les chariots, sur les tables, sur le sol, etc.;

(c) des plans de travail adéquats pour le personnel et les lecteurs et, si besoin est, des pupitres ou des lutrins convenablement conçus; et

(d) la surveillance des opérations de photocopie.

4.2.6 Inspection. On inspectera régulièrement les magasins pour vérifier l'atmosphère et les conditions de stockage et s'assurer qu'il n'y a pas d'infestation par les champignons, les micro-organismes, les insectes ou autres animaux nuisibles.

4.3 Lutte contre les nuisibles

4.3.1 Traitement des locaux. Dans tous les cas où il existe un risque permanent d'attaque par les moisissures, les micro-organismes, les insectes ou autres animaux nuisibles dans les magasins, on procédera régulièrement à un traitement à l'aide de produits appropriés (71).

4.3.2 Traitement systématique des accroissements. Dans tous les cas où les attaques par les moisissures, les micro-organismes ou les insectes constituent un risque endémique, il est souhaitable de les éliminer avant la mise des documents en magasin par une méthode appropriée. Toutefois, la désinfection ou désinsectisation ne servira à rien si le local où les documents seront par la suite entreposés est déjà infesté ou présente des conditions propres à favoriser un retour du problème.

4.3.3 Lutte contre les infestations. Lorsqu'une infestation par les moisissures, les micro-organismes, les insectes ou la vermine est constatée, il convient de prendre immédiatement des mesures pour traiter les documents touchés (nettoyage, désinfection, dératisation, etc.), de nettoyer et de désinfecter la zone concernée (il ne faut pas employer d'aérosols car ils pourraient propager l'infestation) et de supprimer la cause de l'infestation, par exemple en améliorant les conditions climatiques (en abaissant la température et le degré d'humidité relative), en réparant les fenêtres cassées ou les stores endommagés. On ne devrait jamais introduire dans les magasins (ni même, idéalement, dans aucun bâtiment d'archives) des aliments et des boissons. Les documents ne doivent pas être replacés dans le local contaminé tant que la source d'infestation n'a pas été éliminée.

4.3.4 Méthodes de traitement. Il est extrêment difficile de dire avec certitude quelles sont les meilleures méthodes de "désinfestation". Les méthodes employées sont les suivantes:

(a) la fumigation, qui nécessite une armoire spéciale de fumigation (autoclave) et des produits chimiques appropriés; le thymol, auquel est longtemps allée la préférence, n'aurait finalement qu'une efficacité limitée; quant à l'oxyde d'éthylène, il est explosif lorsqu'il est mélangé à l'air et il faut donc l'utiliser dans une chambre à vide convenablement conçue et entretenue et le manipuler avec une grande précaution (33); par ailleurs, sa réaction et sa décomposition libèrent des sous-produits qui sont à fois toxiques et nocifs pour certains documents;

(b) la congélation à -18 °C dans un congélateur à usage domestique modifié, qui permet de tuer les insectes, leurs larves et leurs oeufs mais pas toutes les moisissures;

(c) l'irradiation qui a également été testée en laboratoire; elle nécessite cependant des installations spéciales qui ne sont pas encore du domaine courant dans les dépôts d'archives (57, 64);

(d) le maintien dans les locaux de conditions ambiantes qui ne favorisent pas la présence des moisissures et des insectes; c'est à lui seul le moyen le plus efficace d'en débarrasser les magasins.

4.3.5 Hygiène et sécurité. Les traitements efficaces de désinfection étant en général également nocifs pour l'homme, ils doivent être uniquement appliqués par du personnel qualifié, à l'aide du matériel approprié et dans les conditions énoncées par la réglementation ou par le fabricant (voir également section 10.7 ci-dessous).