13.1 Tâches. Le personnel et les installations dont il faut doter un service de conservation-restauration varient en fonction des tâches à entreprendre. Ces tâches doivent être, dans la mesure du possible, définies en fonction des priorités et des besoins de chaque établissement lesquels varieront en fonction de son stade de développement. Toutefois, les moyens dont on dispose imposent parfois des limites à la recherche: des solutions idéales et i} est toujours recommandé de rester réaliste.

13.1.1 Etude des besoins de conservation et de sauvegarde matérielle. Il faut toujours commencer par une enquête minutieuse sur le bâtiment et les fonds et collections qu'il renferme pour déterminer les besoins de conservation et de sauvegarde matérielle (voir 8.1 ci-dessus).

13.1.2 Adaptation des traitements possibles aux besoins. Il faut définir les différentes possibilités de traitement qui permettraient de résoudre les problèmes décelés par l'enquête et évaluer l'ampleur de la demande pour chacune (voir 8.2 plus haut).

13.1.3 Définition des priorités. Ensuite, il faut définir les priorités et élaborer un programme de conservation et de sauvegarde matérielle (voir 8.3 plus haut).

13.1.4 Intervention immédiate. Lorsque l'on peut répondre à des besoins urgents par des mesures de sauvegarde immédiates (par exemple évacuation vers un dépôt où les conditions d'entreposage sont meilleures, mise en carton, nettoyage et lutte contre les champignons et les insectes), il faut agir sans tarder. Il peut également s'avérer nécessaire d'effectuer quelques réparations urgentes de portée limitée.

13.1.5 Planification à long terme. A cette étape de la création d'un service entièrement nouveau, il n'y a pas, en dehors des premiers soins prévus au paragraphe 13.1.4, grand-chose à faire en matière de restauration; en revanche, il faut commencer à planifier la mise en place, à l'étape suivante, du personnel et les installations nécessaires pour entamer ce traitement actif.

13.2 Personnel requis

13.2.1 Effectifs et fonctions. A cette étape, les effectifs nécessaires sont très limités:

(a) il faut un chef du service de la conservation qui doit diriger l'enquête et élaborer et gérer le programme de conservation et de sauvegarde;

(b) il faut également nommer le chef des services techniques qui doit être associé à l'enquête et à l'élaboration du programme; il peut être appelé à entreprendre les premières réparations d'urgence;

(c) quelques employés seront en outre nécessaires, puisqu'une bonne partie du travail consiste à cette étape à recueillir des informations sur les bâtiments et les fonds et collections;

(d) enfin, il faut une ou deux personnes non qualifiées qui puissent, sans nécessiter autre chose qu'un minimum de supervision, entamer les travaux de sauvegarde matérielle qui n'exigent pas l'intervention d'un spécialiste.

13.2.2 Formation. Lorsque cela est nécessaire et possible, une formation doit être assurée au chef du service de la conservation et au chef des services techniques, qui ne doivent cependant pas s'absenter tous les deux en même temps. Une initiation doit en outre être dispensée aux agents non qualifiés chargés des travaux de sauvegarde.

13.3 Matériel nécessaire

13.3.1 Entreposage et conditions climatiques. A ce stade, on aura sans doute besoin surtout de matériels d'entreposage et de régulation de l'atmosphère. La priorité doit être donnée à l'installation d'étagères et de rayonnages appropriés ainsi que de déshumidificateurs ou d'humidificateurs. Il est également important de prévoir des serpillières et des balais pour le nettoyage (et l'entretien) des magasins ainsi que des appareils de contrôle des conditions climatiques (thermohygrographes, appareils de mesure des ultraviolets et luxmètres).

13.3.2 Sauvegarde générale. Les appareils les plus importants sont sans doute les suivants:

(a) un aspirateur mobile pour gros travaux, muni des accessoires nécessaires, pour le nettoyage des rayonnages et des boîtes (il ne doit Jamais être utilisé sur les documents);

(b) un congélateur domestique pouvant congeler à - 18°C, pour les cas où il se produirait une infestation par les insectes.

13.3.3 Restauration. A ce stade, aucun matériel de restauration n'est en principe nécessaire, mais on peut éventuellement envisager de se procurer un établi et des outils de base que le chef des services techniques utilisera pour effectuer les premiers traitements d'urgence.

13.4 Fournitures nécessaires

13.4.1 Sauvegarde générale. Outre les produits de base tels que savon, lessive liquide et désinfectants nécessaires à l'entretien des magasins, on aura besoin en particulier à ce stade de boîtes, de chemises, de papier d'emballage et de bandes pour bien protéger les documents lors de l'entreposage et de la manipulation.

13.4.2 Restauration. Si le chef des services techniques doit effectuer des réparations d'urgence, il faudra prévoir en petite quantité des fournitures pour les réparations manuelles (par exemple papier, colle). On peut également réaliser quelques travaux d'encapsulation en utilisant des pochettes de polyester prêtes à l'emploi (une autre solution consiste à fabriquer des pochettes sur mesure en surfilant à la machine des feuilles de polyester).

13.5 Locaux et raccordement aux réseaux. A ce stade, un bureau suffit avec l'espace nécessaire pour installer l'établi du chef des services techniques.

13.6 Coûts. On ne peut fournir aucun chiffre précis qui soit applicable à toutes les régions du monde et qui ne soit vite périmé. Toutefois, il semble utile de donner pour cette étape et pour les suivantes une idée du coût minimal du matériel et des fournitures qui ne sont pas directement disponibles sur place. Il s'agit des prix, en livres sterling, en vigueur au début de 1988, qu'il convient d'ajuster pour tenir compte de la situation locale, des taux de change et du temps écoulé. Dans tous les cas, il faudra ajouter les frais d'entretien et de livraison ainsi que les taxes et droits locaux. Le coût des bâtiments, de l'eau, de l'électricité et de la main-d'oeuvre varient tellement d'un pays à l'autre qu'il est impossible de fournir des indications générales à leur sujet.

13.6.1 Coût du matériel. Un aspirateur ne devrait pas coûter plus de 100 livres environ; un grand congélateur domestique ne devrait pas dépasser 250 livres, une machine à coudre 500 livres.

13.6.2 Coût des fournitures. Ici, les boîtes seront probablement le principal élément de dépense. Le prix des boîtes d'archives en carton non acide peut aller de une à cinq livres pièce, selon la taille et le système. Les chemises non acides coûtent bien au moins 30 livres le cent. Il faut prévoir une somme de 300 livres pour constituer un stock initial de fournitures destinées aux réparations d'urgence (compter environ 150 livres pour un cent de feuilles de papier à la main).