Comisión de formulación, evaluación y control del plan de emergencia

El plan de emergencia es dinámico, por lo que deberá mantenerse actualizado y estar disponible en todo momento para uso de las personas que intervengan en el mismo. Es por eso que su incorporación en el accionar de la empresa como un programa operativo y administrativo más, requiere del soporte que garantice su calidad y eficiencia.

La comisión de formulación, evaluación y control del plan de emergencia es un equipo de trabajo que, bajo la supervisión del comité de emergencia y un cronograma de actividades previamente determinado, asumirá la responsabilidad directa de efectuar el análisis de vulnerabilidad de los componentes de los sistemas, formular el plan de emergencia y los planes operativos y anexos a estos, y llevar a cabo la evaluación periódica de los mismos a fin de mantenerlos actualizados. También coordinará la ejecución de los programas de aplicación del plan y de las medidas preventivas.

Tal comisión, que deberá estar integrada por profesionales de las áreas de operación, mantenimiento y planificación principalmente, podrá trabajar como un comité técnico al cual se le asignen metas precisas que deberá cumplir en un período de tiempo determinado. Para ello se podrán incorporar técnicas administrativas modernas (computadora, secretaria, dibujante, movilidad, etc.), asignar otros recursos y liberar a sus integrantes del control de ingreso y salida al centro de trabajo, puesto que el control sobre la comisión se ejercerá con el cumplimiento de las metas. Esto da buen resultado, especialmente en las etapas de coordinación y relevo de información, y de formulación del plan de emergencia. El centro de trabajo de la comisión deberá ser diferente del normal, a fin de que sus integrantes se dediquen a tiempo completo a su nueva labor y no se distraigan con las actividades cotidianas.

Es de suma importancia que las entidades orgánicas de la empresa requeridas por la comisión presten su total y oportuna participación en lo que se les solicite. Esto incluye la asignación temporal de personal a la comisión, la cual contará con un presidente que la representará en el comité de emergencia, y el número de técnicos que se requieran según el trabajo por realizar. Por ejemplo, durante el análisis de vulnerabilidad de una planta de tratamiento deberá incorporarse a la comisión el jefe de operaciones de la planta y, en forma eventual, el jefe de mantenimiento físico, el jefe de mantenimiento eléctrico, el jefe de seguridad, etc. Por otro lado, durante la formulación del plan de emergencia y en lo referente al capitulo sobre maquinaria y equipos, el jefe o encargado de dicha unidad de la empresa debe participar de la comisión durante el tiempo que se requiera y, además, suministrar la información que se le solicite.

La comisión de formulación, evaluación y control del plan de emergencia tendrá carácter permanente durante las etapas de análisis de vulnerabilidad, preparación de los planes y aplicación de los mismos, así como durante los períodos de alerta, emergencia y rehabilitación. Durante el resto del tiempo designará a las unidades orgánicas que se encargarán de las labores simples relacionadas con la emergencia, y se reunirá para preparar informes con anterioridad a las reuniones trimestrales del comité de emergencia.

Finalmente, la comisión deberá supervisar y evaluar el proceso de documentación de emergencias que realizarán las unidades participantes, a fin de contar con la información requerida para la actualización del plan y la documentación de los hechos propiamente dichos. Esto incluye desde la descripción de una rotura de una tubería principal y la atención de un incendio de magnitud, hasta los sucesos ocurridos durante la atención de una emergencia mayor como un sismo.